Ärisuhtluse liigid ja põhifaasid

Ärisuhtlus on kaasaegse ühiskonna elu lahutamatu osa. Iga päev kasutavad teatud staatust omavad ja teatud ametikohal olevad inimesed selle erinevaid tüüpe ning järgivad rangelt ärietiketi avalikult ja väljaütlemata reegleid. Korralikult üles ehitatud ärisuhtlus viib isegi algaja juhi eesmärgi eduka saavutamiseni.

Ärisuhtluse kontseptsioon peidab endas teatud tüüpi suhtlust, mille eesmärk ei ole läbirääkimisprotsess ise, vaid konkreetse probleemi lahendamine või konkreetse eesmärgi saavutamine, mis on lüliks kõigile vestluses osalejatele ja asub väljaspool suhtlusprotsess ise.

Seda tüüpi suhtlus erineb teistest tüüpidest järgmiste asjaolude olemasolul:

• eesmärk, motiivid või tegevus peaksid olema kõigile vestluspartneritele ühised;
• läbirääkijad on ühises aegruumis: ärisuhtlus võib toimuda igas organisatsioonis, rühmas või meeskonnas;
• kõik selles protsessis osalejad on omavahel seotud, sotsiaalsed rollid on nende vahel selgelt jaotatud ja suhtlushierarhia on üles ehitatud;
• suhtlemisel on selles kontekstis ranged regulatsioonid, millele peavad alluma kõik osalejad olenemata staatusest: käitumisnormid töökeskkonnas on ärietikett.

Ärietiketi põhireeglid soovitavad järgmist:

• Ärivestluspartnerid peaksid pidage kinni teatud suhtlusstiilist, sõnastada selgelt ja lühidalt oma mõtteid, esitada kaalukaid argumente oma seisukoha kasuks ning osata kuulata ja kuulda vestluskaaslast. See aitab pidada produktiivset vestlust ilma ärimeestelt lisaaega võtmata.
• Sellises suhtluses on vestluses osalejad peab olema võimalikult viisakas.. Ärikohtumistel on mingit kasu, nii et mõnikord peate suhtlema mitte eriti meeldivate inimestega.
• Sõnade ja lihtsate lausete mõistmine sellele stiilile omane. Keeruliste terminite ja võõrsõnadega väljendatuna võite inimest eksitada või isegi teda solvata. See omakorda takistab eesmärgi saavutamist.

Ärisuhtlusel on kolm peamist funktsiooni, millel on erinevad lõppeesmärgid ja inimese mõjutamise põhimõtted:

• Teave ja suhtlus funktsioon hõlmab konkreetse teabe kogumist ja kujundamist vestluses osalejate poolt, samuti kogutud teadmiste vahetamist läbirääkimisprotsessis.
• Reguleeriv-kommunikatiivne funktsioon on suunatud suhtluses osalejate käitumise korrigeerimisele. Korporatiivse suhtluse ajal reguleerib subjekt mitte ainult oma käitumismudelit, vaid ka teisi vestluses osalejaid. Selle funktsiooni täitmiseks sobivad järgmised meetodid: veenmine või soovitus kõneetiketi raames, käitumise kopeerimine.
• Tõhusalt suhtlemisaldis funktsioon on otseselt seotud suhtlusobjektide emotsionaalsete aspektidega.

Kõik olemasolevad ärisuhtlusviisid on klassifitseeritud paljude parameetrite järgi. Mõelge olemasolevate seas populaarseimale.

Sõltuvalt teabevahetuse meetodist eristatakse suulist ja kirjalikku ärisuhtlust:

1. Kirjalikud ärisuhtlusviisid hõlmavad igasuguseid ametlikke dokumente. See võib olla viitearuanne, seletuskiri, koosolekute aruanded ja protokollid, ärikirjad, avaldus, ettevõtte sisemine põhikiri, mahakandmise akt, korraldus, kirjalik juhend, ametijuhend ja palju muud . Igasugune allkirjade või pitseriga ametlik dokument on ärisuhtluse objektiks.
2. Ärisuhtluse suulisele tüübile võib omistada läbirääkimised, koosolekud, konverentsid, ärivestlused, aruanded, planeerimiskoosolekud.

Osalejatevahelise suhtluse meetodi järgi on ärisuhtlus otsene ja kaudne:

• Otsesuhtlemine hõlmab läbirääkimisi partnerite vahel ilma lisavahendeid kasutamata, st vestluskaaslased on ühes ruumis ja suhtlevad silmast silma.
• Kaudne kontakt tekib kaasaegsete sidevahendite - telefoni, e-posti, video - kasutamisega.
• Kaugsuhtlus võimaldab kiiresti lahendada mõned probleemid erinevatest riikidest pärit partnerite vahel. Kuid kogemus näitab, et silmast-silma vestlused on kõige produktiivsemad.

Teine klassifikatsioon hõlmab ärisuhtluse tüüpide jaotamist verbaalseks ja mitteverbaalseks suhtluseks:

1. Verbaalne suhtlus hõlmab inimestevahelist suhtlust inimkõne kaudu. Keelesüsteemide abil ja sõltuvalt inimese kavatsustest kujunevad kõnetekstid. Need võivad olla nii kirjalikud kui ka suulised.
2. Mitteverbaalne suhtlus inimeste vahel toimub ilma kõnet kasutamata. Selle suhtluse vahendiks on tunnete ja emotsioonide väline väljendus – kehakeel, miimika, pilk ja keha liikuvus. Neid ühendab ühine mõiste: kineetika.

Lisaks tüüpidele on ka ärisuhtluse vorme, need jagunevad monoloogilisteks ja dialoogilisteks.

1. Esimesse rühma kuuluvad ühe osalejaga suhtlemise vormid: aruanne, pöördumine, tervituskõne, reklaam. Sel juhul tegutseb inimene kõneleja rollis ja edastab kuulajatele mingit infot. Ta peab selgelt aru saama, millest ta räägib, ja suutma oma mõtteid selgelt väljendada.
2. Dialoogilised vormid hõlmavad kahe või enama osaleja olemasolu.

Läbirääkimised on sobivaks suhtlusvormiks kõige olulisemate küsimuste arutamisel ja on:

• vertikaalne – kõrgemate võimudega;
• horisontaalne - organisatsiooni sees;
• volitamata - see tähendab plaaniväliselt, pärast tundide lõppu;
• kõrgeimal tasemel - on ainult huvitatud ettevõtete juhi staatuses isikud;
• laiendatud lauas - töörühmade või spetsiaalselt määratud komisjonide koosolek.

Vestlusel on muude vormide hulgas kõige mitteametlikum, lihtsustatud iseloom. interaktsioonid töökeskkonnas. Sellele vormile võib omistada kõik töökontaktid, mis on mõeldud probleemi lahendamiseks. Kõigil ei ole annet õigel ajal alustada juhuslikku vestlust võimudega ja viia taktitundeliselt huvipakkuvate küsimuste lahendamiseni.

Arutelu või vaidlus on viis probleemi lahendamiseks erinevate, sageli vastandlike seisukohtade võrdlemise teel. Produktiivse arutelu tulemuseks on ühe otsuse vastuvõtmine poolte vastastikusel kokkuleppel pärast kõigi positiivsete ja negatiivsete punktide ärakuulamist. Sellel suhtlusvormil on kõige erksam emotsionaalne värv, kuid äriringkondades on tavaks järgida teatud reegleid. Vastased ei tohiks pikalt rääkida, üksteist katkestada.

Ärivestluse protsess selle algusest kuni seatud eesmärgi saavutamiseni jaguneb tavaliselt teatud etappideks või faasideks.

Vaatleme igaüks neist üksikasjalikumalt.

• Kohtumise ettevalmistamine. Selles etapis on väga oluline visandada eelseisva vestluse plaan, määratleda enda jaoks selgelt lahendamiseks vajalike ülesannete ring. Eelnevalt tasub vestluspartneri kohta järelepärimisi teha, mille põhjal valida vestlustaktika ja vajalikud argumendid. Lõppude lõpuks sõltub selle tulemus sellest, kui sisukas kohtumine saab.
• Koha ja ajaperioodi määramine läbirääkimisteks. Selle parameetri määratlus sõltub vestluspartnerite rollist. Tavaliselt määrab läbirääkimiste koordinaadid kõrgemalseisev vestluspartner. Kui kohtumine on võrdne, saavad osalejad omavahel kokku leppida.

• Seadistamine ja kontakti loomine vestluskaaslasega. See etapp on vastavalt oma funktsionaalsele eesmärgile läbirääkimiste algus. Sageli liidab vestluspartneri esimene pilk või sõna alateadliku suhtumise temasse ja mõjutab soovi vestlust jätkata. Kontakti loomisel on oluline vestluspartner võimalikult kiiresti enda poole võita ja etapp läbida psühholoogilise kontakti loomisega – hetk, mil kõik suhtluses osalejad on valmis asja juurde jõudma.
• Probleemi määramine ja olemasoleva teabe jagamine. Selles faasis on oluline välja öelda kõik huvipakkuvad küsimused, näidata vestluse suund ja anda probleemist üldine arusaam.
• Argumendid pakutud lahenduse poolt. Argumenteerimisfaas on eelmise etapiga tihedalt seotud ja voolab sellest sujuvalt välja. Sel perioodil on väga oluline tähele panna kõiki oma nägemuse positiivseid külgi probleemi lahendamisest, rakendada veenmisoskusi, eriti kui vestluspartneril on erinev seisukoht.
• Vastuargumendid. Selles etapis kuulatakse vestluspartneri vastuargumente, kes ei pruugi alati nõustuda. Oluline on vestluspartnerit hoolikalt ja rahulikult kuulata, mõista tema positsiooni olemust. Juhtküsimused aitavad mõista, kas vastuväited on seotud esitatud teabe puudumisega.
• Kompromissi leidmine ülesande lahendamisel. Vaheldumisi argumentide ja ettepanekute esitamise käigus otsitakse lahendust, mis sobiks kõigile läbirääkimiste osapooltele.
• Otsuse tegemine. See etapp tähendab kõigi osapoolte kokkulepet ühise seisukohaga, ühise nimetajani jõudmist.

• Tulemuste salvestamine. Kõik ärikohtumised lõppevad ühise otsuse kirjaliku kinnituse allkirjastamisega. Leping on peegeldus sellest, et koosolekul on lõpptulemus, mis on kõigile vastuvõetav.
• Lõpeta kontakt. Pärast oluliste küsimuste arutamist peate suutma vestluskaaslastega korralikult lahku minna, võib-olla jätma visiitkaardi või küsima partneritelt kontaktandmeid.
• Analüüs saadud tulemusi. See etapp on viimane. Selle eesmärk on näidata, kuidas otsus oli õige ja vestluses osalejatele tulus.

Eduka äritegevuse võti on korralikult üles ehitatud ärisuhtlus klientide ja partneritega. Selle saavutamiseks tuleb arvestada mõningate nüanssidega.

• Peate alati olukorra kontrolli all hoidma. Emotsioonide ja tunnete avaldamine on ärikeskkonnas kohatu. Hirmu- ja ebakindlustunne võivad segada otsuste langetamist ning vestluspartneri manipuleerimisest tingitud haletsustunne võib viia kahjumliku lepingu sõlmimiseni. Inkontinentsi ja agressiivsuse näitamine dialoogilise suhtluse, näiteks arutelu ajal, on vastuvõetamatu. On ebatõenäoline, et keegi soovib tegeleda tasakaalutu ja alati kahtleva partneriga.
• Oskus ette näha klientide vajadusi on eduka ärijuhtimise teine ​​oluline komponent, sest igas äris on kogu ettevõtte tegevus suunatud kliendi vajaduste rahuldamisele. Tähelepanelikkus ja viisakus, kõrgeimal tasemel teenindus paneb kliendi uuesti tagasi tulema.
• Planeerimine ja oskus eristada olulist teisest. Igas läbirääkimises on oluline rääkida lühidalt ja selgelt, süvenemata teise plaani detailidesse. Tavaliselt on äriinimestel aeg piiratud, seega ei tasu tähtsateks kohtumisteks pikki monolooge ette valmistada.
• Ärisuhted ei tohiks segada isiklikke suhteid. Isegi kui inimene tekitab vaenulikkust, ei tähenda see, et ta ei saaks ärisuhetes kasulik olla. Heatahtliku ja toetava suhtumise ilming, siiras huvi vestluspartneri argumentide vastu võimaldab tulemuslikku kohtumist.
• Kavatsuste ausus ja läbipaistvus. Läbirääkimiste ajal peate käituma siiralt, kinnitades oma sõnu faktide ja statistikaga. Lõppude lõpuks võib iga ebaaus tegu kasumliku tehingu nimel partneri usaldust jäädavalt õõnestada ja mainet rikkuda.
• Põhiliste ärietiketi tundmine.

Allolev video selgitab ärisuhtluse 5 põhireeglit.