Aja juhtimine: kuidas kõike teha?

Paljud inimesed kurdavad kogu aeg, et neil pole piisavalt aega. Tahan, et mul oleks aega paljude ülesannete täitmiseks, kuid midagi ei juhtu. Sellest suureneb närvipinge, halvenevad suhted lähedastega. Kui midagi ette ei võeta, läheb aeg nagu liiv. Ja siis võite kaotada kõik, mis on kõige kallim: töö, sõbrad, pere. Et seda ei juhtuks, peate õppima, kuidas jaotada oma potentsiaali erinevate asjade õigeks tegemiseks.

Aja planeerimine on väga spetsiifiline protsess. See koosneb kontrolli aja üle, mille üksikisik mis tahes tegevusele kulutas. Samas on sellesse protsessi teadlikult kaasatud efektiivsus. See tähendab, et siin kasutatakse selliseid meetodeid nagu eesmärkide seadmine, kulude jälgimine ja prioriseerimine. Aja juhtimine on kunst, mis on vajalik iga ettevõtte edendamiseks.

Seda tegurit võib nimetada töötundide nappus. See tekib siis, kui aktiivne protsess on kirjaoskamatult organiseeritud. See mõjutab töö kvaliteeti ja tõhusust.

Probleemid ajaga tööl tekivad siis, kui sisuliselt jääb mõni oluline ülesanne lahendamata.

• Kui inimene ei tea reegleid teie tulevane tööpäev.
• Millal tööd ei valminud õigeaegseltja selle tulemusena on aktiivsed hetked üksteise peal. Samal ajal on inimene sunnitud täitma kodus ametiülesandeid. Ja see tähendab, et koduste vajaduste jaoks (pesupesemine, koristamine) eraldatud aeg nihkub.
• See juhtub selle tulemusena jõudude koondamine. Siis jäävad teatud hetked korraliku tähelepanuta.
• ebaolulisi asju põhitööst eemale võetud.
• Inimene pidevalt kiire nii väga väsinud.
• Kui töötaja ei vasta positsioonile siis on tal probleeme ka ajaga.
• Millal puudub motivatsioon täisväärtuslikuks tööks.
• Individuaalne ei suuda oma vajadusi võimalustega sobitada.

Iga inimese jaoks on selge, et aega ei saa juhtida, kuid seda saab tõhusalt kasutada.

Ja see termin hõlmab ka kõigi ajutiste ressursside arvestust, jaotamist ja kiiret ligikaudset kavandamist.

Kui elate põhimõttel "tee rohkem, tööta vähem", muutub elu rikkaks. Aja juhtimise oskust saab arendada.

Kui inimene püüab kõike korraga katta, samas ei viitsi planeerida ega võta olukorda enda kätte, tekivad aja jooksul probleemid. Siis tundub talle, et väärtuslikud tunnid on läinud ja raisatud.

Seetõttu tuleb erinevate ülesannete elluviimisele kaasaaitavate jõudude ja ressursside jaotamise protsessis põhimõtteliselt läheneda. Kui kõik on õigesti jaotatud, saab kõik õigeks ajaks tehtud.

Loomulikult on see oluline punkt. Alustada tuleb selleks sobiva keskkonna loomisest. Kui me räägime töökohast, siis siin peaksime kõigepealt ümbritse end meeldivate asjadega ja eemalda silmadest kõik üleliigne. See kehtib nii materiaalsete kui ka mittemateriaalsete hetkede kohta.

Laua kohale saab paigaldada spetsiaalse magnetitega tahvli. Iga päev peate koostama erinevate tegevuste elluviimise plaani, milles kõik arvutatakse minuti kaupa.

Ja pidage seda meeles need tegevused on pikaajaline planeerimine. Sa pead sellega harjuma. Keskenduge tööle ja see ei muutu teile koormaks.

Sama võib öelda ka kodutööde kohta, mida tuleb iga päev täita. Sel juhul tasub ka kindel plaan teha. Seetõttu looge see ja asetage see magnetiga külmkapile.

Näiteks otsustasite õhtul pärast tööd mustad asjad ära pesta. Kaasaegsed inimesed kasutavad spetsiaalseid masinaid. Seetõttu ei pea te pesemisele aega kulutama. Selles asjas peamine on mitte unustada oma plaani täita, nimelt: laadige pesu ja lülitage seade sisse. Ja siis teeb ta kogu töö ise ära. Vahepeal pestakse pesu masinas, peale saab õmmelda rebitud nööbi või koorida kartuleid.

Peate isegi planeerima, mida õhtusöögiks sööte. Toidud, mille valmimine võtab väga kaua aega, on kõige parem teisaldada vabale päevale. Tööpäevadel sobivad lihtsamad retseptid.

Selle tingimuse täitmiseks on vaja kindlaks määrata peamised tegevusvaldkonnad. Näiteks, proovige valida kõige pakilisemad ülesanded ja panna need oma prioriteetide nimekirja.

Näiteks äsja saabunud kuul tahad plaani üle täita ja sooritust parandada. Kui olete müügijuht, siis peate looma eesmärgi, nimelt: helistada erinevate pakkumistega mitte ainult olemasolevale kliendibaasi, vaid ka kaasata sellesse protsessi veelgi rohkem teie tegevusest huvitatud inimesi.

Selleks vajate määrake ligikaudne kasumlikkuse näitaja, mis loomulikult suureneb käimasoleva tegevuse tulemusena. See on teie eesmärk ja samal ajal oodatud tulemus.

Ligikaudu samasuguseid tegevusi saab teha ka siis, kui soovid, et sul oleks eeloleval kuul aega teatud ülesannete täitmiseks, mis võimaldavad sul oma elu õilistada ja isiklikke eesmärke ellu viia, näiteks teha puhkuse ajal korteri remont. Tihti juhtub, et inimesed plaanivad üht, aga selgub hoopis midagi muud.

Esimene on sularahakulud. Otsustage nende üle. Seejärel kirjutage üksikasjalikult üles kõik tegevused, mida on vaja teha, ja visualiseerige tulemus. Selleks saate külmkapile riputada joonise, mis näitab kogu tehtud tööd.

Näiteks puhkuse esimesel päeval tellite kõik vajalikud materjalid, mida kasutatakse kaunistamiseks. Kui teil on vaja selleks rohkem aega eraldada, siis eraldage see.

Ehituspoest tellimuse saamiseks kulub veel üks päev. Kõik vajalikud komponendid tuleb kontrollida ja määrata nende ajutise asukohaga. Mõelge sellele küsimusele hoolikalt läbi ja otsustage tehtud töö tulemuse üle.Seejärel kavandage kõik oma tegevused järjekorras. Näiteks pärast seda, kui olete imporditud materjalide osas remondiks täielikult ette valmistanud, kirjutage iga päev üles majapidamistööde enda tegemise osas.

Järsku läheb midagi valesti ja üks manipulatsioonidest võtab veidi rohkem aega kui varem planeeritud. Näiteks tunnete end halvasti ja taastumiseks kulub mitu päeva.

See sündmus tuleb läbi viia ülima ettevaatusega. Kõige parem on seda teha paberile ja asetada see kõige nähtavamale kohale.

Ja pidage seda meeles neid eeskirju tuleks kohaldada nii ametikohustuste kui ka majapidamiskohustuste suhtes. Need, kes on veidi hajameelsed, peavad maalima kõik toimingud minuti kaupa. Et te ei unustaks, et teie aeg on piiratud, pange telefoni või äratuskella "meeldetuletused". Kui ülesanne on lõpetatud, kriipsutage see loendist välja.

Seda olulist punkti tuleb teha väga hoolikalt, vastasel juhul kulutate maksimaalselt energiat, väsite, raiskate aega ja eesmärki ei saavutata.

Juba peale lõunat tunned tööst rahulolu. See tegur leevendab stressi ja seab teid positiivseks.

Tööl on see valik lihtsalt vajalik. Lisaks üldisele tegevuskavale koostage veel üks - täiendav. Eesmärkide seadmise plaanis määrake punktid, mida peate täitma "siin ja praegu". Ja siis las kõik asjad lähevad tähtsuse kahanevas järjekorras.

Oletame, et olete juba alustanud planeerimist, mis tähendab, et olete juba teadlik, kui palju aega kulub selle või teise töö tegemiseks. Seetõttu saate hõlpsalt otsustada aja üle, mille peate iga konkreetse sündmuse jaoks eraldama.

Muidugi, kui töötate viimse piirini, ei saa te "ajaplaneerimise"-nimelise üritusega tulemust, mida ootasite. Kõik see juhtub banaalsel põhjusel. Lihtsalt su aju on nn arvuti. Kui selle funktsioonid on ülemäära suured, siis see lihtsalt ebaõnnestub ja tõhusa töö asemel tekib stressirohke olukord.

Igaüks, isegi väga hõivatud inimene, peaks pühendama aega oma isiklikele vajadustele.

Tänu sellele toimingule puhkate ja teete oma välimuse korda.

Neid on palju, kuid populaarseimad on Eisenhoweri maatriks ja nn Stephen Covey päevik. Vaatleme neid järjekorras.

Esimene on Eisenhoweri maatriks, mis võimaldab kasutada iseorganiseerumise meetodeid. Maatriksi arendaja on alati olnud väga hõivatud, nii et ta mõtles välja maatriksi, mis aitab aega maksimaalselt ära kasutada. See leiutis näeb välja nagu 4 ruutu, mille alus on kahe telje kujul. Igas neist märgitakse sooritatavad tegevused. Nii tekib diagramm, mis näitab, millised asjad tuleb enne ära teha ja millised hiljem.

Osakond "A" mahutab alati kiireloomulised ülesanded, mis tuleb päeva jooksul ära teha. Pidage meeles, et see jaotis peaks peaaegu alati olema tühi. Kui see täitub sageli, näitab see, et olete organiseerimata inimene.

Osakond "B" koosneb mitte eriti kiireloomulistest, kuid väga olulistest juhtumitest. Selles jaotises sisalduvad juhtumid peaksid alati olema kõrgeima prioriteediga. Arvatakse, et kui teete asju ainult sellest jaotisest, saavutate oma tegevuses suure edu.

Jaotis "C" hõlmab juhtumite tutvustamist, mis võivad põhitegevusest tähelepanu kõrvale juhtida. Need raskendavad inimese keskendumist. Need on erinevad pidulikud üritused, kohtumised ebaoluliste inimestega jms.

Jaotises "D" on need asjad, mida te ei tohiks üldse teha. Nad "söövad ära" väärtusliku aja.Need on vestlused sõpradega, tarbetu kirjavahetus sotsiaalvõrgustikes ja palju muud.

Maatriksi õige rakendamisega õpite end pisiasjadest mitte segama ja oma aega õigesti jaotama.

On ka teisi meetodeid, näiteks Stephen Covey päevik. Selle rakendus õpetab prioriteete seadma. Kui kasutate autori nõuandeid, võite omandada üliefektiivse inimese oskused. Päevikust saate teada, mida tähendab mõiste "ajajuhtimine" ja kuidas saavutatakse prioriteetsed eesmärgid. Selleks peate rakendama neljakorruselise planeerimise meetodit. Diagramm on kolmnurga kujuline. Jagame selle 4 osaks ja alustades ülaosast sisestame igasse ossa järgmised andmed:

• planeerida iga päev;
• plaan nädalas;
• seada eesmärgid;
• defineerida väärtused.

Nii loote oma isikliku tootlikkuse püramiidi. Vaatame nüüd iga elementi eraldi.

• Kõige esimene lõik sisaldab väärtuste määratlemine. DNeed asjad on meie jaoks kõige olulisemad. Nendest koosnebki kogu meie elu. Seetõttu asuvad nad püramiidi põhjas.
• Pärast seda punkti tuleb järgmine. Sobivad sellesse kavandatud eesmärgid
• Paljud inimesed panevad asju planeerides kõigi asjade vahele võrdusmärgi. Sa ei saa seda teha. Kui tahad neist võimalikult palju esile tõsta, siis planeeri oma tegevusi iganädalaselt. Tee nn nädalakompass. Tema põhiküsimus peaks olema sel nädalal oluliste asjade küsimus.
• Ja siin on tootlikkuse tipp – see on üksus "planeeri iga päev". Siin peate kontrollima oma varem tehtud kokkuleppeid, koostama realistliku ülesannete nimekirja ja seadma prioriteedid.

Kokkuvõtteks märgime, et peate elama vastavalt oma põhiväärtustele.Selleks tuleb neid selgitada.

Järgmisena otsustage isiklike kohustuste üle. Selleks jagage eesmärk mitmeks osaks.

Selle probleemi lahendamisele aitab kaasa arusaam, et ööpäevas on ainult 24 tundi. Eaega tuleb teatud viisil jagada.

• Tööpäev kestab umbes 8 tundi. Neist umbes 5 tundi peetakse kõige tõhusamaks. Ülejäänud aeg kulub tavaliselt mitte eriti tõhusatele tegevustele. Vestlused töötajate vahel, telefonivestlused abstraktsetel teemadel ja palju muud.
• Lõunapaus kestab 1 tund.
• To tööle ja tagasi mõned veedavad pool tundi, teised - koguni 3 tundi.
• Kui inimene koju naaseb, siis ta alustab kodutööde tegemiseks. Need võtavad umbes 5 tundi.

Lihtsate arvutuste tulemusena näeme, et hõivatud inimesel jääb magamiseks väga vähe aega.

Ei saa läbi ka poeskäiguta. Toidu valmistamiseks on vaja toitu osta. Siiski on asju, mida võib nimetada "tühjaks". Vaatleme neid järjekorras.

• Ostlemine ilma rahata. Sellised reisid toovad kaasa nii moraalse kui ka füüsilise väsimuse. Oled rahapuuduse tõttu ärritunud ja üsna väsinud. Pärast selliseid koormusi väheneb efektiivne aktiivsus.
• Telesaadete vaatamine mis ei kanna mingit semantilist teavet.
• Kirjavahetus või muu suhtlus Internetis. Sageli on see tühi jutt.

See nimekiri on palju pikem kui loetletud punktid. Ja paljud ilma erivajaduseta ja jahipidamiseta kaotavad väärtuslikke tunde, mida saaks kasutada muude, tähtsamate asjade jaoks.

Siis on vaja "mõistus kätte võtta" ja ajajaotuse tehnoloogia välja töötada. See peaks huvitama eranditult kõiki. Ja isegi rasedus- ja sünnituspuhkusel olevad naised ning koduperenaised.

Vaatame nüüd konkreetseid näpunäiteid.

• Hankige lihtne märkmik kus kõik teie igapäevased ülesanded salvestatakse punktide kaupa. Nii saate oma tegevusi õigesti korraldada.
• Sa võid kasutada kasutades neurolingvistilist programmeerimist. Nimelt: sa pead leidma hetke, mis võib sind tööle sättida. Seda tüüpi harjutused eeldavad teatud “klõpsu” ilmumist. Näiteks iga kord, kui alustate tööd, kasutage sama lemmikmuusikat. Aja jooksul harjub sellega samamoodi nagu tööga. Töötegevusega seostatakse teatud meloodiat.
• Kindlasti puhka. Uskuge mind, kui väsinud inimene on sunnitud tööd tegema, väheneb tema tegevuse efektiivsus oluliselt.
• Veel üks tehnika, mille prantslased välja mõtlesid. Täitma rasked ülesanded hommikul ja ülejäänud pärastlõunal.

Tõhusat ajakasutust saab kontrolli alla võtta. Selleks on teatud nipid.

• Peamine viga on päeva iga minuti planeerimine. Arvestada tuleb ettenägematute asjaoludega. Nii et jäta natuke vaba aega. See võimaldab teil eraldada väärtuslikke minuteid ootamatult tekkinud probleemide lahendamiseks.
• Õppige ütlema "ei", kui arvate, et peaksite seda tegema. Mõnikord puutuvad kokku inimesed, kes püüavad oma probleeme teiste inimeste õlgadele lükata. Seetõttu peate suutma sellistest inimestest keelduda.
• Plaan teie puhkus.