Aja juhtimine: määratlus, tehnikad ja koolitus

Oma aja asjatundlikuks juhtimiseks pole sugugi vaja ajamasinat omada, küll aga tasub end kurssi viia sekundite kaupa jõudude jaotamise reeglitega. Eriti neile, kelle jaoks pole sõnad “aeg on raha” tühi fraas, vaid elu moto. Kui olete üks neist, on teil oluline omandada vähemalt elementaarsed ajaplaneerimise oskused.

Ajajuhtimine inglise keelest sõnasõnalises tõlkes on "ajajuhtimine". See ei tähenda, et kui olete selle kunsti omandanud, saate liikuda minevikku või tulevikku. Ajajuhtimise põhifunktsioon on muuta iga minut elus efektiivseks. Ja see ei puuduta ainult tööd, see on terve süsteem, mis liidab meie elu arvukad elemendid. Lihtsamalt öeldes määrab aja juhtimine meie ajakava päeva, nädala, kuu või isegi aasta kohta.

Ärge arvake, et seda määratlust ja mõistet kasutatakse ainult ettevõtluses. Samuti ei jää koduperenaistel sageli piisavalt aega kõigi majapidamistööde tegemiseks. Ja sageli ei juhtu seda üldse, sest neil pole piisavalt jõudu, nad lihtsalt jaotavad aega ja vaeva valesti.

Esiteks kasutatakse ajaplaneerimist iga üksiku töötaja isikliku efektiivsuse tõstmiseks tema töökohal ja sellest tulenevalt kogu organisatsiooni tootlikkuse tõstmiseks, olgu selleks siis kõrgtehnoloogiline tööpinkide tehas või ilusalong. Ajajuhtimise tüübi õigeks valimiseks, mida üks või teine ​​inimene kasutab, peate esmalt uurima mitte ainult tema isiklikke eesmärke ja eesmärke, vaid ka isikuomadusi, eesmärkide ruutu ja isegi biorütme.

Kui kõik inimressursid on õigesti arvutatud, jääb igal, isegi kõige hõivatumal ja nõutumal spetsialistil alati piisavalt aega nii tööks kui ka puhkamiseks.

Ajaplaneerimise põhiprintsiibid on koormuse õige jaotamine enda ja aja peale. Tuleb esile tuua põhiülesanded ja vabaneda "ajaraiskajatest". Selle neelajate hulka kuuluvad suhtlus Internetis või kontoris, mis ei tähenda teile midagi, teie posti või SMS-i vormis tarbetute uudiste või reklaamkirjade vaatamine, arvukad suitsu- või teepausid jne.

Enne ajakava õigeks muutmist peate seadma prioriteedid. Ühe kuulsaima ja tõhusama meetodi autor selleks on Ameerika Ühendriikide 34. president Dwight Eisenhower. Asi on järgmine. Jagage kõik kavandatud ülesanded neljaks osaks:

• kiireloomuline ja oluline;
• kiireloomuline, kuid mitte oluline;
• oluline, kuid mitte kiireloomuline;
• mitte kiireloomuline ja ebaoluline.

Kõigepealt eraldame nisu sõkaldest ja tõstame esile, mida me tegelikult vajame. Kas sa tõesti pead homme sõbrannaga poodi minema, et aidata tal emale sünnipäevakinki valida? Võib-olla saab ta selle missiooniga iseseisvalt hakkama? Veedate selle aja millelegi, mis on tõesti teie pingutust väärt. AGA tuletage meelde, mitu tundi veetsite sama sõbrannaga telefonis mõttetutele vestlustele ja kujutage nüüd ette, kui palju oleksite selle aja jooksul suutnud ära teha.

Ja kui palju tunde päevas kulutate, vaadates sotsiaalvõrgustikes tuttavate inimeste fotosid? Kuid see pole ainult teie kallis aeg, vaid ka emotsioonid, mida saab palju tõhusamalt kasutada. Sama kehtib ka pasjansi paigutuse ja muu "põneva" meelelahutuse "istumise" kohta.

Mõtmatust on võimatu omaks võtta ja selleks, et mitte langeda masendusse sellest, et sul on alati aega millegi jaoks, ära hinda latti esialgu üle. Kaasake plaani täpselt nii palju, kui on realistlik ellu viia ja jätke alati veidi aega varukset ootamatute takistuste või kiireloomuliste probleemidega silmitsi seistes jääks aega mõlemaga toime tulla.

Enne konkreetse ülesandega tegelemist otsustage, millist eesmärki taotlete. Miks peate oma töölauda viiendat korda nädalas pühkima? Kas olete täiusliku puhtuse pooldaja? Kas see on tõsi või soovite lihtsalt niiske lapiga mõtted asjadest kõrvale juhtida? Miks valasid teed kümnendat korda päevas, kas sa tõesti tahtsid seda juua või tõmbasid sind sel moel põhiülesannetelt kõrvale?

Teine nüanss, mida tuleb eesmärgi õigeaegseks saavutamiseks arvesse võtta, on seda mitte üle hinnata. Saage aru, miks te võtate ette suure projekti. Mida sa tahad saavutada – raha, kuulsust, au kolleegide seas või edutamist. Ainult siis, kui mõistate, mis on tõeline eesmärk, saate end 100% motiveerida ja asuda tööle, ilma et teid segaksid kõrvalised asjad.

Kasutage iga võitu edasiliikumise kütusena. Andke endale "hinne" või riputage "medalid". Kui lõpetasite projekti õigeaegselt või tegite seda enne tähtaega - ärge kohe järgmist ette võtke, nautige "lõpetamise" hetke, pidage meeles neid tundeid ja alles siis liikuge edasi. Ärge unustage end hästi tehtud töö eest premeerida.

Ärge haarake kõigest kinni. Sul ei ole kümmet kätt ja sul on ainult üks pea. Olles mitu asja korraga käsile võtnud, on oht, et ükski neist ei jõua lõpule, vähemalt ei saa seda kindlasti kvaliteetselt teha. See on nagu luuletuse päheõppimine ja füüsikaülesannete lahendamine samal ajal. Mis, näete, on ebareaalne. Sama kehtib ka tööl.

Aga majapidamises aja ja vaeva säästmiseks saab mõnda asja kombineerida. Kartulite keetmise või salatimunade jahutamise ajal on ju täiesti võimalik aknalaualt tolmu pühkida või näiteks köögis põrandat tolmuimejaga tõmmata.

Ärge laske oma ettevõttel iseenesest minna. Koostage igapäevane tööplaan. Ideaalis tuleks seda teha eelmisel õhtul. Järgmise päeva ajakava koostades ärge unustage, et igal ajal võib tekkida vääramatu jõud. Peate ema haiglasse viima või lapsele varakult koolist järele tulema. Jätke endale alati aega sellisteks "ettenägematuteks kulutusteks". Kui see pole nende vajaduste jaoks vajalik, kulutage see lisatundidele.

Teine oluline punkt. Võtke kindlasti aega puhkamiseks. Pausid on lihtsalt vajalikud. Oma ajakavasse tuleks lisada ka pausid kergete harjutuste tegemiseks, lõunapaus ja isegi lapsele helistamine.

Lisaks tuleb see koostada arvestades enda biorütme. Kui oled „lõoke“, siis sea kõige raskemad ülesanded päeva algusesse ning selle teine ​​pool jäta asjadele, mis nõuavad kõige vähem füüsilist, vaimset ja moraalset pingutust. Kui olete "öökull" ja su pea hakkab tööle alles õhtusöögile lähemal, siis tehke hommikul kõige lihtsamad toimingud, tehke olulisi otsuseid, kui keha on täis elutähtsat energiat.

Sõna "investeering" tähendab enamasti finantsinvesteeringuid. Kas investeerite millessegi, mis teile kunagi tulu ei too? Eile hävinud tehasele ei anna keegi rublagi, sest see on surnud investeering. Sama on ka ajaga. Ärge pange seda sinna, kus see lendab, nagu toru. Teles algas järjekordne intrigeeriva teemaga jutusaade, pane kohe ekraan kinni. Küsige endalt, miks teil seda teavet vaja on? Lihtsalt? Miks siis raisata sellele oma väärtuslikku aega?

Sõbranna helistas ja hakkas taaskord rääkima oma mehest, klutsist? Lõpetage vestlus kiiresti ja soovitage oma sõbral pöörduda psühholoogi poole või registreeruda tutvumissaidil.

Kui järgite kõiki ülaltoodud reegleid ja teil pole ikka veel piisavalt aega, proovige kasutada mõnda tehnikat, mille on erinevatel aegadel välja töötanud nii ajajuhtimise spetsialistid kui ka "juhuslikud" inimesed. Üks levinumaid tehnikaid kogu maailmas on Pomodoro tehnika. Selle leiutas tavaline Itaalia tudeng, kellel polnud alati aega eksamiteks valmistuda.

Ühel päeval otsustas ta enda ja oma aja üle kontrolli võtta. Selleks kasutasin kõige tavalisemat köögitööriista - taimerit tomati kujul (sellest ka lihtsa tehnoloogia nimi). Ta seadis taimeri 25 minutiks ja selle aja jooksul ainult õppis.Mis oli tema üllatus, sest sõna otseses mõttes oli tal kohe piisavalt aega valmistuda. Proovige sama teha.

Seadistage taimer (äratuskell) kindlale ajale, mille jooksul täidate ainult ühte konkreetset ülesannet. Ei telefonikõne, e-posti teade uue kirja kohta ega miski muu ei tohiks teid sellest ülesandest kõrvale juhtida. Üsna pea tunned, et liigud oma eesmärgi poole senisest palju kiiremini.

Tundke end nagu juustuvalmistaja, kes kasutab teist populaarset ajahaldusmeetodit nimega "Šveitsi juust". Seda kasutatakse juhul, kui nad ei saa suure projekti elluviimisega kuidagi edasi minna. Sel juhul tehakse ettepanek esitada just see projekt ruudukujulise juustutüki kujul ja hakata sellest valmistama paljude suurte aukudega Šveitsi juustu. Iga auk on konkreetne ülesanne, mis tuleb lõpptulemuse saamiseks täita.

Kui te ei tea, kust alustada, ronige esimesse juhuslikult ettetulevasse "auku". Tehke minimaalselt pingutusi ja siis läheb kõik nagu kellavärk. Ainus tingimus – ära lõpeta seda, mida alustasid. Olgu tehtu väga väike osa sellest, mis väljamõeldis, kuid minge mis tahes etappi alles siis, kui olete kindlalt veendunud, et saate seda teha "ühe istumisega". Vastasel juhul saate oma juustu paljude aukude asemel ühe suure, kuristiku sarnase augu, kust kukub läbi nii aeg kui energia.

Järgige rangelt tähtaja reeglit. Mõiste tuli meile Ameerikast. Sõna-sõnalt tõlgituna tähendab see "surnud rida".Arvatakse, et nii nimetati algselt vanglas joont, mille ületamisel vang koheselt tapeti. Mitte nii kaugetes kohtades pole selliseid meetodeid ammu kasutatud, kuid ärikeskkonnas on see väga laialt levinud. Kaasaegses maailmas on tähtaeg aegruumis joon, mida ei saa kuidagi ületada.

See tehnoloogia on eriti populaarne kaugtöö tegijate seas. Pole kedagi, kes neid "sobiks", seega tuleb endale piirid seada. Seda kasutatakse sageli ka loominguliste elukutsete inimeste jaoks - ajakirjanikud või reklaamijad. Kuid tähtajal on ka vaheetapp – redline (tõlkes "punane joon"). See on aeg, mil tuleb üle anda jämedad tööd – ülejäänud aeg kulub vigade parandamiseks, täpsustusteks ja muudatuste tegemiseks, mida klient saab teha.

Mõnikord ei saa me lihtsalt käsiloleva ülesandega alustada lihtsalt seetõttu, et see tundub meile väljakannatamatu, nagu elevant. Töö hõlbustamiseks jagage suur maht väikesteks tükkideks. Alusta väikselt.

Näiteks peate tegema maamaja üldpuhastuse või selle remondi. Mõlemad kõlavad kurjakuulutavalt. Mis siis, kui jagame protsessi väiksemateks etappideks? Tehke laud, kus ülaosas tehakse remont (üldpuhastus) ja seejärel alamelemendid: aknad, uksed, põrandad, mööbel jne. Nõus, nii et töö ei tundu enam liiga keeruline. Seetõttu ärge tehke kärbsest elevanti.

Jumalik meetod "Kairos". Vanad kreeklased pidasid Kairost õnneliku hetke jumalaks. Ajajuhtimise valdkonna asjatundjad on otsustanud, et tänapäeva inimene on temaga samal teel. Meetodi olemus on vältida eraldi aja kulutamist millelegi, mida saab teiste asjadega kombineerida. Näiteks peate oma emale 8. märtsil kingituse ostma.Otsustage, kus soovite seda teha, ja vaadake, kas teil on selles linnaosas lähitulevikus muid tegevusi.

Võimalik, et saate ühes kohas ühendada korraga 3 või 4 eesmärki (mine panka, et oma kontot täiendada, uus raamat osta jne). Sama kehtib ka ärikohtumiste kohta. Enne läbirääkimistele minekut sõnastage vestluspartnerile kõik küsimused ja ettepanekud, mis teil on kogunenud. Võimalik, et nende lahendamiseks piisab telefonikõnest või kohtumisest lõuna ajal. Ja ärge unustage vaadata, kas teil on seal, kuhu lähete, muid asju teha.

Võite proovida kasutada kõiki selles artiklis antud näpunäiteid, kuid kõigepealt peaksite tegema kõige lihtsamad harjutused. Näiteks kehtestage reegel, et te ei lähtesta äratust, kui see on helisenud. 5 või isegi 10 minuti pärast te ei maga, kuid võite tööle hiljaks jääda, pärast mida kogete kogu päeva ajapuudust ja tõenäoliselt ei jõua te kõike teha.

Üldiselt pole aja säästmises erilisi saladusi. Siin on veel mõned soovitused.

• Kasutage oma kolleegide või leibkonnaliikmete oskusi. Jagage nendega oma tööd – delegeerige volitusi. Nooremteadur aitab teid kindlasti rõõmuga ja abikaasa (poeg, tütar) saab hakkama elementaarsete majapidamistöödega, nagu prügi välja viimine või leiva ostmine.
• Kui otsustate ajaplaneerimise muuta elustiiliks, parem on saada koolitust spetsiaalsel seminaril või kutsuda selle valdkonna spetsialist ettevõttesse, et ta optimeeriks töövoogu.

Selle artikli lugemise boonusena on siin teile veel üks elu häkkimine. Vähemalt kord kuus või veel parem kord nädalas korraldage endale "puhas päev", mille peaksite veetma ilma telefoni, meili või kiirsõnumiteta. See on lühikeste hingetõmbepausidega töörügamine, mille jooksul tuleb kõik juhtumid “puhastada”, kui äkki nädala (kuu) jooksul millegi jaoks ei jätkunud.