Alpide meetodi olemus ja selle rakendamise etapid

Tööl on kogunenud palju aruandlust, vanem poeg palub abi oma tüdruksõbrale kingituse valimisel ja noorim tütar ei saa ilma teie osaluseta eksamiteks valmistumisel. Ja tuleb ka koristada, nädalavahetusel pestud pesu triikida ja õhtusöök valmistada, soovitavalt kaks päeva ette. Kuidas seda kõike ühe päevaga teha? Alpide meetod aitab ajakava õigesti koostada. Selle töötas välja sakslane Lothar Seivert, kes sai kuulsaks kaugel Saksamaa piiridest pärast oma raamatu “Sinu aeg on sinu kätes” ilmumist.

Oma ajaplaneerimismeetodit luues näib sakslane olevat hoolikalt uurinud kõiki tuntud ja mitte eriti populaarseid ajaplaneerimisvõtteid. Mis pole üllatav, sest ta on selle ala ekspert. Seivert mitte ainult ei kombineerinud varem loodud programmide parimaid aja arvestamiseks, vaid lisas ka omapoolseid arendusi.

Selle tulemusena töötas ta välja teatud toimingute algoritmi, millest kinni pidades leiab ka kõige hõivatum inimene oma ajakavast aega tassi kohvi ja muu jaoks. Siin oluline on esialgu eraldada "terad sõkaldest", st seada päevaks seatud ülesanded prioriteediks. Selleks on vaja kindlaks määrata nende rakendamise kiireloomulisus, olulisuse aste, konkreetse protsessi keerukus.Niisiis, esimesed asjad kõigepealt.

Nagu eespool mainitud, aitab Alpide meetod teil oma aega produktiivselt jaotada: nii töö- kui ka isiklikku aega. Kuid enne, kui see juhtub, peate hoolikalt uurima sakslase pakutud valemit. Seda protsessi, nagu autor ise tunnistab, pole just kõige lihtsam õppida. Kuid selle arendamiseks kulutatud aeg tasub end ära. Kui kulutate hommikul mitte rohkem kui 15 minutit, saate ülejäänud sekundid, tunnid ja minutid jaotada enda jaoks kõige suurema kasuga.

Suure venituse puudused hõlmavad järgmist teatud töömahukus - sa pead ikka kõvasti tööd tegema.

Ajajuhtimise ehk ajajuhtimise vajadusest (ja Alpi meetod on üks tema töövahendeid) räägiti esimest korda üle-eelmise sajandi lõpus. Seda väitis tuntud vene füsioloog Nikolai Vvedenski "Me väsime ja kurname mitte sellepärast, et teeme kõvasti tööd, vaid sellepärast, et töötame halvasti, töötame organiseerimatult, töötame rumalalt". Siis töötasid paljud helged pead selle teemaga mitte ainult Venemaal, vaid ka välismaal. Ja 2007. aastal avati meie riigis Moskva finants- ja tööstusülikoolis "Synergy" esimene ajajuhtimise osakond.

Lothar Seivert jagas oma meetodi viieks etapiks. Ühelt teisele liikudes saate hõlpsalt analüüsida päevaks seatud ülesannete olulisust ja arvutada oma aega.

Esimene etapp. Võtke paberitükk ja kirjutage sellele kõik asjad, mis teil selleks päevaks plaanitud on. Valige nende hulgast kõige olulisemad ülesanded. Ja väiksemad kohustused, nagu prügi väljaviimine või postkasti kontrollimine, kirjutage eraldi nimekirja.

Teine etapp. Vaadake oma ülesannete loend korralikult üle ja tehke kindlaks, millised neist on nii kiireloomulised kui ka olulised. Tehke neist üks veerg. Pidage meeles, et prügi väljaviskamine ei lähe arvesse. Seejärel püüdke oma päevaplaanist välja asjad, mis on olulised, kuid mitte väga kiireloomulised – see on järgmine veerg.

Kolmas veerg peaks sisaldama juhtumeid, mis nõuavad kiireloomulisust, kuid millel pole erilist tähtsust. Lõpuks on neljandas need, millel pole kiireloomulisust ega tähtsust.

Kolmas etapp. Alustame loomulikult kahe esimese veeruga. Esialgu peate määrama, mitu minutit või tundi kulub konkreetse ülesande lahendamiseks. Sisestage iga juhtumi kõrvale see planeeritud hinnanguline aeg. Tehke saadud andmetest kokkuvõte. Seejärel määrake kindlaks tundide arv, mille soovite täna veeta kõigi vajalike ja mitte niisuguste asjadega.

Aeg, milleni jõudsite kahe esimese veeru plaanide elluviimiseks, peaks olema 60% kogu ajast. Veel 40% tuleks panna planeerimata juhtumite, st ootamatult ilmnenud ülesannete elluviimisele.

Neljas etapp. Tõenäoliselt ei mahu kõik kavandatud ülaltoodud valemisse. Sellega seoses peate loendit uuesti analüüsima. Võib olla, midagi, mida tahtsite ise teha, võite usaldada mõnele oma kolleegile või leibkonnale. Kui ei, siis peate jätma midagi vähem pakilist mõneks muuks päevaks.

Viies etapp. Saadud loendit tuleb värskendada. Esiteks, oluline on esile tuua juhtumid, mis on seotud konkreetse tunniga: näiteks viia laps kooli, võtta tellimus trükikotta jne.. Jaga ülejäänud töö ülejäänud aja peale. Võib olla ka neid, mis olid nimekirja algse koostamise ajal kahes viimases veerus. Näiteks on need järgmise plaani ülesanded: osta aastavahetuseks kingitusi, teada saada, kui palju maksab pidulik õhtusöök restoranis, vaadata, kui palju maksab pidulik riietus veebipoes.

Nimekirja koostamise aja säästmiseks on soovitatav kasutada lühendeid:

• "B" - oluline;
• "C" - kiireloomuline;
• "D" - maja;
• "P" - töö;
• "Sh" - kool;
• "M" - pood ja nii edasi.

Kõigi Alpi meetodi nõuete täitmise tulemusena saate kindlasti säästa kuni 20% oma ajast. Ja neid saab alati kulutada enda peale või lihtsalt laisklemiseks, mis on vahel ka kasulik. Lisaks on teil selgem tegevusplaan mitte ainult praeguseks, vaid ka järgmiseks päevaks.