Eisenhoweri maatriks – aja õige kasutamine

Meie meeletult kiirel ajastul tundub aeg mitte lihtsalt mööduvat, vaid lendab ülehelikiirusega lennuki kiirusel. Sellises sündmuste ja päevade tsüklis, mis on koormatud massiliselt juhtumeid ja plaane, ei suuda me sageli teostada pooltki plaanitust. Ja ma tahan kõike teha. Vaatame lähemalt, kuidas aega õigesti kasutada Eisenhoweri maatriksi abil.

Aeg on kõik, mis meil on. See, kas me elame oma elu hästi või halvasti, sõltub otseselt sellest, kuidas ja millele me oma aega veedame. Ja need, kes unistavad, et neil oleks aega oma teel palju ära teha, õpivad reeglina, kuidas oma aega tõhusalt juhtida. Aja juhtimine (ajajuhtimine) pole midagi muud kui planeerimine. Just see aitab lõpetada muretsemise kibedast tundest, et aega on vähe, sellest on väga puudus ning seetõttu ei saa midagi teha.

Kunagi tegeles tuntud Ameerika sõjaväe- ja poliitikategelane Dwight David Eisenhower, kes oli ka Ameerika Ühendriikide president, tõsiselt lahenduse otsimisega tõhusa planeerimise probleemile. Ja tal õnnestus sellele probleemile lahendus leida, ta mõtles välja isegi oma ajajuhtimise süsteem.

Juhtus nii, et inimaju tajub struktureeritud informatsiooni lihtsamini ja paremini ehk tuuakse see riiuliteks jaotatuna mingisse kindlasse süsteemi. Samas oleks tore neid riiuleid visualiseerida, visuaalseks muuta, kasutades selleks näiteks mingeid diagramme või diagramme. Just see juhtumite jaotamise põhimõte on aluseks Eisenhoweri maatriksile, mis on tõhusa ajajuhtimise teooria üks juhtivaid meetodeid.

Asjade ja tegevuste plaani visualiseerimine maatriksi abil on väga lihtne. Joonistage paberile ruut, jagage see kahe risti asetseva joonega neljaks võrdseks väljaks. Sa peaksid saama akna, mille võre on risti kujul. Need väljad jagavad teie juhtumid 4 rühma, millest igaüks sõltub tähtsuse / ebaolulisuse ja kiireloomulisuse / mittekiirelisuse märkidest. Sirgede lõikepunktist moodustatud välju nimetatakse kvadrantideks (matemaatiline mõiste) ja neid tähistatakse järgmiselt:

• kvadrant A (olulised ja kiireloomulised ülesanded);
• kvadrant B (olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded);
• kvadrant C (mitte oluline, kuid kiireloomulised ülesanded);
• kvadrant D (ebaolulised ja kiireloomulised ülesanded).

Eisenhoweri maatriksil on nii eeliseid kui ka puudusi. Kirjeldame mõlemat ja alustame eelistest.

• Hoolimata oma nimetusest "maatriks", mis viitab millelegi keerukale, on süsteemi tegelikult väga lihtne mõista ja ilma raskusteta rakendada.
• Juhtumid, eesmärgid ja eesmärgid on jagatud vaid 4 kategooriasse, mis aitab nendes paremini orienteeruda.
• Ülesannete jaotamine kiireloomulisuse ja tähtsuse kriteeriumide järgi võimaldab mitte-kiireloomulised ja ebaolulised asjad tagaplaanile lükata, võimaldades seeläbi olulistel ja kiireloomulistel asjadel esile tõsta. Nii analüüsitakse ja filtreeritakse juhtumeid. Need, mis ei pea üldse aega kulutama, kõrvaldatakse.
• Peamine eelis on see, et maatriks võimaldab ajakulu võimalikult efektiivseks muuta, mis omakorda võimaldab kõik õigeks ajaks valmis teha.

Sellel süsteemil on ka puudusi.

• Maatriks on pikaajalisel planeerimisel ebaefektiivne. See sobib jooksvateks või lähitulevikuks arvestatavateks asjadeks.
• Kui igapäevaseid eesmärke pole, siis pole ka vajadust sellist süsteemi kasutada.
• Maatriksi tõhusaks kasutamiseks on vaja eesmärgid kiiresti ja täpselt rühmadesse jaotada. Selleks peate mõistma, millistele neist saab määrata "tähtsuse" astme ja millised eesmärgid pole eriti olulised, millised tuleb kiiresti täita ja millised on valikulised. Selline koolitus võtab aega, see tähendab, et maatriks ei hakka teie jaoks kohe "töötama" ja see on miinus.
• Ja eelmise lõigu tulemusena võib teatud staatusega juhtumite määramise täpsusega esineda vigu.

Vaatleme üksikasjalikumalt iga maatriksi kvadranti.

Kui olete planeerimise meister, on kvadrant A tühi. Kui selles ilmusid asjad, näitab see teie kehva organisatsiooni. Võimaldate haridust hädapäraste tööde ja ummistuste korral. Selle pildi põhjuseks on reeglina laiskus.

Või võite prioriteedid valesti määrata.Muidugi on mõnikord sellised olukorrad vastuvõetavad, kuid kui seda süstemaatiliselt jälgida, siis on lihtsalt vaja isikliku enesedistsipliini kallal töötada. Selleks, et vältida moehulluste "selgnemist" kvadrandis A, on vaja ülejäänud väljadele sisestatud ülesannetega õigeaegselt hakkama saada.

Kuid väikese nimekirja asjadest, mida A-kvadrandis teha saab, võib siiski lisada. See võib olla:

• terviseprobleemid;
• juhtumid, mille ebaõnnestumine võib tekitada probleeme, halvendada elukvaliteeti, ohustada heaolu perekonnas ja tööl;
• juhtumid, mille ebaõnnestumine raskendab oluliselt põhieesmärkide saavutamise teed või viib nende ebaõnnestumiseni;
• väljapääs erinevatest häda- ja kriisiolukordadest.

Kui teil on selles kvadrandis siiski palju punkte, siis pange kõik oma jõud nende kõrvaldamiseks. Ja ärge unustage, et mõnede oluliste ja kiireloomuliste asjade loendi üksuse rakendamist saab täielikult ümber suunata, usaldada mõnele usaldusväärsele isikule, ei ole vaja kõigi juhtumite kogu koormust ainult enda peale võtta. See lähenemine aitab teil kiiresti toime tulla A-kvadrandi täiusega.

Vaatlused näitavad, et B-kvadrandist probleemide lahendamist eelistavad inimesed saavad kõige edukamaks, tõusevad kiiremini karjääriredelil, on majanduslikult kõige jõukamad, neil pole ajapuudust ja nad elavad harmoonilist, täisväärtuslikku elu. Mittekiireloomulised ülesanded kuuluvad kõige lootustandvamate ja prioriteetsete hulka ning kui inimene pöörab neile põhitähelepanu, siis läheb tal kõik nii nagu peab.

Tuleb arvestada, et kiireloomulisuse puudumine rühmas B viib mõnikord kavandatud punktide elluviimise viivitamiseni ja need rändavad rühma A, kus nad nõuavad juba kiiret reageerimist. Kui lahendate olulisi, kuid mitte eriti kiireloomulisi ülesandeid järk-järgult ja regulaarselt, siis läheb see protsess sujuvalt ja tõhusalt. Selliste juhtumite elluviimisele tuleb läheneda vastutustundlikult ja kiireloomulisuse puudumine võimaldab juhtumi edenemist täielikult kontrollida, viia kõik üksikasjad ideaalini, mõelda selgelt läbi kõik sammud, saavutades seeläbi produktiivse tulemuse. .

Eisenhoweri maatriks õpetab eelkõige õigesti prioriseerima. See tähendab, et planeerimisel on kõige olulisem oskus teha vahet olulistel asjadel, mis viivad sind suurte eesmärkideni, ja teisejärgulistest. Ülesanded, mis tuleks C-gruppi panna, pole olulised, sisuliselt on need asjad, mis hajutavad põhieesmärkidelt, need ei aita kaasa edasiminekule, vaid vastupidi, ainult takistavad arenguprotsessi. Sageli raskendavad need keskendumist oluliste eesmärkide saavutamisele ja vähendavad seeläbi mineviku vormi tõhusust.

Ärge ajage segamini välja C kiireloomulisi asju, mis on ebaolulised, välja A kiireloomuliste asjadega, mis on lihtsalt äärmiselt olulised. See kipub tõesti olulised asjad tagaplaanile jätma.Sellise olukorra ilmekaks näiteks võivad olla kellegi väljastpoolt pealesunnitud kohtumised, mida te ei vaja, või tühjad pikad vestlused, pidudel ja pidustustel käimine, kuhu kutsuvad inimesed, kes teid ei huvita, mõned majapidamistööd, kodumasinate rike jms. Jah, seda tuleb teha kiiresti, kuid nende ülesannete lahendamine ei ole eluliselt vajalik ja nende tegemata jätmine ei too kaasa probleeme.

Selle rühma klassid ei anna midagi, vastupidi, nad võivad kahjustada. Need tuleks edasi lükata hilisemaks ja parem on neid üldse ignoreerida. Aga vaenlast tuleb isiklikult tunda – sellistest "kahjuritest" tuleks kindlasti D väljale nimekiri teha, sest just need tegevused "söövad" meie aja ära. Just need asjad on nii ahvatlevad ja ahvatlevad paljudele oma lihtsusega ning lubavad pakkuda lõõgastust ja naudingut, veeta aega magusas õndsuses.

Nende "juhtumite" sellised omadused tekitavad tohutu kiusatuse nendega esmajärjekorras tegeleda ja lasta, nagu öeldakse, kogu maailm oodata. Selliste pseudo-tegude basseinist välja saamine võib olla äärmiselt raske, need tekitavad inimesele väga suurt sõltuvust. Kuid katseid nende tegemise harjumust välja juurida ei saa loobuda.

Need tegevused hõlmavad järgmist:

• eimillestki rääkimine, tühjad, mõttetud vestlused (nii telefonis kui otse-eetris);
• sama, mis eelmise lõigu vestlused, kirjavahetus kiirsõnumite kaudu, sotsiaalvõrgustikud, kõikvõimalikud vestlused;
• filmide, seriaalide, telesaadete vaatamine, mis ei kanna semantilist koormust, häirides tõsistest probleemidest ja tegudest, mis põhjustavad erinevaid negatiivseid emotsioone;
• arvuti- ja muud (mittearendatavad) mängud.

Puhkus kehale ja hingele on kahtlemata vajalik, kuid selle rakendamiseks on palju muid kasulikke viise:

• kvaliteetse kirjanduse lugemine;
• väljasõidud näitustele, teatritesse ja muuseumidesse;
• mängud, mis arendavad intelligentsust;
• tunnid basseinis, jõusaalis, väljasõidud liuväljadele, väljasõidud linnast loodusesse, reisimine jne.

Kui te ei saa D-rühma kahjulikke tegevusi oma elust täielikult välja juurida, siis peaksite proovima neid vähemalt edasi lükata, pöörama neile tähelepanu alles siis, kui rühmade A ja B ülesanded on täidetud. Kuid proovige pühendatavat aega minimeerida. tegevusi "tühjaks teha" .

On suur tõenäosus, et juhtum määratakse sobimatule rühmale. See on meie prioriteetide hierarhia ülesehitamise peamine probleem. Selle lahendamise hõlbustamiseks peate õppima, kuidas vastata kahele küsimusele kahe sõnaga - "jah" või "ei". Näiteks: "Kas selle ülesande täitmine aitab mul oma põhieesmärgile lähemale jõuda?" Vastus "jah" tähendab asja olulisust, vastus "ei" tähendab ebaolulisust.

"Kui ma seda probleemi praegu ei lahenda, kas see kaotab homme oma tähtsuse?" Vastus "jah" tähendab juhtumi kiireloomulisust, vastus "ei" - mitte kiireloomulisust. Olles sel viisil määranud igale tegevusele kategooria, tehke kõigepealt ülesanded rühmast A ja seejärel rühmast B.

Parim aeg maatriksi koostamiseks on uue päeva algus. Mõelge hoolikalt läbi, millised ülesanded teid lähiajal ees ootavad, ja kirjutage need tavalise nimekirja kujul üles. Seejärel testige neid kõiki ülaltoodud küsimustega ja asetage need väljadele vastavalt vastustele. Ärge unustage mainida kõige väiksemaid ja ebaolulisemaid asju, mis lihtsalt võtavad meie aja asjata.

Ülesannete koguarvu määrate ise. Olles jaganud juhtumid sobivatesse kategooriatesse, saate kirjutada märkmikusse või luua telefonikorraldajas tavapärase mugava loendi kiireloomulisuse ja tähtsuse kahanevas järjekorras, nii et loendis esimesed on juhtumid rühmast A, teine ​​- B-st, kolmandat C-st ja D-st ei pruugita üldse salvestada. Ärge unustage, et rühmade A ja C ülesanded tuleb delegeerida sugulastele, sõpradele, kolleegidele või alluvatele. Aga rühm B – need on asjad, mida on oluline ise teha.

Kõik, kes seda vajavad, saavad kasutada Eisenhoweri maatriksit. See on hea, sest see on võrdselt kasulik kõigile, olenemata vanusest ja sotsiaalsest staatusest: organisatsioonide ja ettevõtete juhtidele ning tavalistele töötajatele ja töötajatele ning koduperenaistele ja õpilastele ja koolides õppivatele lastele.

Vaatame näidet, kuidas võiksid Eisenhoweri süsteemi järgi välja näha igapäevased sissekanded.

Kiireloomuliste ja oluliste juhtumite rühm:

• sõita autoga teenindusjaama remonti, kuna vajan seda tööks;
• esitada kvartaliaruanne;
• pangakaardiga tekkinud probleemiga tegelema.

Rühm mitte kiireloomulisi, kuid olulisi juhtumeid:

• töötada välja uus teema ja visandada uue projekti põhisuunad;
• suitsetamisest loobuda;
• Õpi inglise keelt;
• osta jõusaali liikmesus.

Kiireloomuliste, kuid mitte oluliste juhtumite rühm:

• minna õigusosakonnast San Sanychi aastapäevale;
• õnnitleme kõiki sotsiaalvõrgustikes kevade esimesel päeval.

Rühm mittekiireloomulisi ja ebaolulisi juhtumeid:

• pane asjad kapis korda;
• demonteerida asju poolkorrusel;
• vaata seriaali
• papagoiga mängida.

Eisenhoweri maatriksit võib võrrelda puhastussüsteemiga, filtriga, mis võimaldab vabaneda mittevajalikest asjadest. Alguses peate võib-olla kirjutama seda iga päev, kuid kogemuste omandamisel hakkate intuitsiooni tasemel tunnetama, milline juhtum millisesse kategooriasse kuulub. Ja niipea, kui selline ajahaldussüsteem omandatakse ja õpite seda tõhusalt kasutama ning juhtumid õigesti kvadrantidesse jaotama, tunnete kohe vabaduse tõusu. Teil hakkab olema aega kõike õigel ajal teha ja samal ajal mitte kiirustada, teie elu normaliseerub, saavutamatuna tunduvaid eesmärke hakatakse äkitselt saavutama. Ja teile on garanteeritud suurepärane seisund ja kõrge tuju, energia ja särtsakas.

Distsipliin on edu alus. Kindlasti olete pööranud tähelepanu sellistele inimestele, kellel selliseid omadusi pole, nad on lõputus lõputute "juhtumite" keerises, tehes kogu aeg midagi tühja, mõttetut, aga nende sõnul võimatult olulist. Ja nende inimeste välimus on pidevalt väsinud, kurnatud, kadunud, õnnetu. Nad on alati ärritunud, ärritavad ja rahutud.

Kui sa ei taha selline olla ega taha äratada inimestes ainult kaastunnet ja haletsust, siis tuleb tegutseda vastupidisel põhimõttel. Kui nende jaoks kõik nii juhtub ja soovite vastupidiseid tulemusi, peate tegutsema vastupidisel viisil. Nimelt: seadke korda distsipliin, valdage iseorganiseerumise võtteid, järgige selgeid plaane, ajakavasid ja režiime, mõistke selgelt, millal ja mida teha, ja mis kõige tähtsam, milleks see kõik on, mis on eesmärk. Ja Eisenhoweri maatriks on teile nendes küsimustes suurepärane abimees.

Pole ju asjata, et selle asutaja, kelle nime ta kannab, suutis üles ehitada nii peadpööritava karjääri ja saada Ameerika rahva üheks kuulsamaks ja armastatumaks presidendiks ning väga edukaks sõjaväejuhiks. Ja seda kõike hoolimata asjaolust, et see suurepärane mees sündis vaeses perekonnas. Selliste inimestega saate julgelt eeskuju võtta ja nende leiutatud tööriistu kasutada.