Kokkuvõte

Sekretäri CV näpunäited

Sisu

Mida teeb spetsialist?
Struktuur
Mida ei ole vaja täpsustada?
Kuidas kirjutada kaaskirja?
Näidised

Ettevõtte sekretär võtab enda kanda tööjõu ja eelkõige ettevõtte juhi tegevuse korraldamise ülesanded. Tegemist on ettevõtte juhi abiga, mistõttu on sellele vabale kohale kandideerijatele üsna karmid nõuded. Peatugem üksikasjalikumalt sekretäri ametikoha eduka CV koostamise küsimustel.

Mida teeb spetsialist?

Iga sekretäri töö eeldab oskust kiiresti ühelt töötüübilt teisele ümber lülituda. See inimene täidab mitmesuguseid ülesandeid, kuid kõigi nende eesmärk on aidata ettevõtte esimest inimest tema töös, samuti säästa tema töö- ja isiklikku aega. Traditsiooniliselt hõlmavad selle spetsialisti tööülesanded kontoritööd, tööd telefonide, PBX-ide ja kontoriseadmetega, kõnede ümberjaotamist, samuti koosolekute, ärireiside ja mõne muu töö korraldamine.

Sekretär vastuvõtul Vastutab klientide ja külastajate esmase vastuvõtu, telefonisuhtluse, faksi vastuvõtmise, samuti juhataja läbirääkimiste teeninduse eest.
Administraatori ülesannetes hõlmab ettevõtte töötajate kõige tõhusama suhtluse korraldamist, korra tagamist kontoriruumides, kontoriseadmete hooldust, ettevõtte kontori varustamist kõigi vajalike kirjatarvete ja majapidamistarvetega.
Juhi isikliku abistaja ülesanded on veidi erinevad. See spetsialist on tulevastest sündmustest alati kursis. Tema õlul lasub ülemuse töökoosolekute ajakava koostamine, tema isiklike juhiste täitmine ja paljud muud ülesanded, mis tavaliselt igal juhul individuaalselt läbi räägitakse.
kohtusekretär tavaliselt ühe kohtuniku alluvuses – see töötaja võtab osa kohtuistungidest ja teeb kogu vajaliku dokumentaaltöö. Kohtusekretär tegeleb dokumentide arhiveerimisega, materjalide kantseleisse üleandmisega, kohtuistungi protokolli pidamisega, aga ka kohtukutse postitamisega. Nõuded sellele ametikohale on väga kõrged: töötajal peab olema juriidiline kõrgharidus ja töökogemus vähemalt 2 aastat.
pressisekretär juhendab brändi esitlusküsimusi, suhtleb meediaga, koostab valiku päevakajalistest uudistest. Isiklik assistent võtab vastu kogu kirjavahetuse, koostab ettevõtte esimesele inimesele kõik äripaberid, kogub nii või teisiti oluliste otsuste vastuvõtmisega seotud infot ning täidab ka ülemuse ühekordseid juhiseid.

Oma eripära on ka koolis notari assistendi, sekretär-tõlgi, aga ka haridusüksuse töötaja tegevuses.

Struktuur

Iga CV koosneb mitmest plokist. Allpool on soovitused selle kohta, mida igas neist tulevasele sekretärile märkida.

Kohustused

Laiendatud versioonis on mis tahes sekretäri tööülesannete loend järgmine:

saabunud kirjade ja avalduste vastuvõtmine, nende ümberjagamine, üleandmine vastutavatele isikutele;
dokumentide vastuvõtmine juhi poolt allkirjastamiseks;
sissetulevatele telefonikõnedele vastamine ja nende edastamine;
pealiku äriläbirääkimiste korraldamine;
kaebuste, kirjade ja muude dokumentide koostamine juhataja nõudmisel;
koosolekute ja töökoosolekute ettevalmistamine, vajalike materjalide kogumine, kõigi üritusel osalejate teavitamine nende toimumise kohast ja ajast, koosolekute protokollide vormistamine;
teenuste osutamine juhataja külaliste koosoleku korraldamiseks;
kontroll ettevõtte töötajate poolt administratsiooni korralduste täitmise üle;
ettevõtte administratsiooni varustamine kirjatarvete, kontoritehnika ja muude tööks vajalike vahenditega, aidates kaasa personali häireteta tööle;
külastajate vastuvõtt;
ettevõtte arhiivi pidamine;
ärireiside korraldamine ettevõtte esimesele isikule: piletite ostmine, samuti hotellitubade broneerimine;
muude ülesannete täitmine.

Kui kandideerite abisekretäri ametikohale, siis olge valmis selleks, et tööülesannete nimekirjas on dokumentide kontrollimine, analüütiliste ülevaadete koostamine, aruannete ja kõnede jaoks materjalide kogumine.

Oskused

Sekretäri kohale edukal kandidaadil peavad olema järgmised oskused, mille saab märkida CV-s:

kontoritöö;
telefonivestluste läbiviimine;
klientidega kohtumine ja esmane konsulteerimine;
kontori elu säilitamine;
kirjavahetuse töötlemine;
ürituste ja ärikohtumiste korraldamine;
pea aja juhtimine;
Kontoritehnika ja arvutitarkvara tundmine.

Millised oskused on prioriteetsed, sõltub ettevõtte tegevusvaldkonnast. Näiteks kui vajate meditsiinikeskusesse sekretäri, siis on ebatõenäoline, et vajate sügavaid teadmisi kontoritööst ja dokumendihaldusest, tõenäoliselt ei vaja te viisa saamiseks dokumentide vormistamise oskust. See ametikoht eeldab klientidega suhtlemisoskust, meditsiiniäri põhitõdede tundmist, suutlikkust suures mahus telefoni teel suhelda.

Saavutused

Tööalased saavutused on iga tööandja jaoks olulised, kõige olulisemad on järgmised punktid:

ettevõtte dokumendivoo optimeerimine;
optimaalse töökliima loomine kontoris;
osakondadevahelise suhtluse süsteemi korraldamine;
Reisitoetus;
kulleri- ja puhastusteenuste tegevuse koordineerimine.

Professionaalsed ja isikuomadused

Pädeval sekretäril peaksid olema sellised olulised omadused nagu:

avatus suhtlemiseks;
vastutustunne ja tulemusele orienteeritus;
aktiivne elupositsioon;
võime täita tööülesandeid mitmekülgses keskkonnas;
võime kiiresti ühelt tegevuselt teisele lülituda;
halbade harjumuste puudumine;
stressitaluvus;
täpsus ja sihikindlus;
soov alustatu lõpuni viia;
korralikkus;
oskus töötada isikuandmetega;
Korrektne suuline ja kirjalik keel;
head ärietiketi tundmist;
oskus töötada meeskonnas.

töökogemus

Kui oled juba sekretärina töötanud, siis pole sul raske oma töökogemust kirjeldada. Palju keerulisem läheb neil kandidaatidel, kes otsivad sellel erialal tööd esimest korda.Kogemuste puudumine ei ole aga põhjus pettumuseks, saate alati esile tõsta oma võtmeoskusi, mis teil on.

Näiteks saate määrata:

inglise ja hispaania keele valdamine;
Kõigi põhiliste kontoriprogrammide valdamine;
teadmised kontoritehnikast;
10-sõrme puutega tippimise meetod (300 tähemärki minutis).

Alati tuleb esile tõsta oma "trumbid" – see võimaldab tööandjal näha, milles sa tugev oled ja olla huvitatud sinu kandidatuurist.

Haridus

Mainekas ettevõttes sekretär-assistendi vabale ametikohale kandideerimiseks peab olema kõrgharidus. Tööülesannete tõhus täitmine nõuab aga sageli kontoritöö, arhiveerimise lisakursused ja koolitused, samuti kontoritehnikaga töötamise koolitus. Väikestes büroodes täidavad sekretärid sageli lisaks nooremadvokaadi ülesandeid või peavad raamatupidamisarvestust. Sel juhul vajate vastavalt juriidilist või majanduslikku haridust.

Registratuuris sekretär-asjaajaja ja töötaja ametikohale kandideerimisel ei ole kõrghariduse olemasolu põhimõtteline.

Mida ei ole vaja täpsustada?

Vaatame lähemalt, mida te ei pea oma CV-sse lisama.

Sinu hobid ja hobid. Pole vaja üksikasjalikult kirjeldada, kuidas teile lilli / kudumisvardaid / tikkida meeldib, kui teie tulevane tegevus pole sellega seotud.
Kogu olemasolev töökogemus. Paljud inimesed alustavad oma karjääri sellistel ametikohtadel nagu müüja, korrapidaja või korrapidaja. Kui olete töötanud üle 10 aasta, siis piisab täiesti, kui peatute sarnasel erialal 2-3 kohas.
Sekretär peab olema meeldiva välimusega, seetõttu on soovitatav CV-le lisada foto. Siin pole aga lubatud mingid seksuaalsed varjundid – piirduge range fotoga "dokumentide jaoks". Ujumiskostüümis või restoranis olevaid pilte võidakse tõlgendada valesti.

Kuidas kirjutada kaaskirja?

Kaaskiri on vabatahtlik, kuid jätab potentsiaalsele tööandjale siiski hea mulje. Ärge korrake kõike, mis on kirjutatud CV-s endas. Siin peate märkima oma huvist vaba töökoha vastu ja lühidalt rõhutama põhioskuste ja -pädevuste olemasoluet teid aidata teie ametiülesannete täitmisel.

Kirja lõpus tänan teid huvi eest ja avaldage siirast lootust vastuse saamiseks.