Kes on sekretär-referent ja millega ta tegeleb?

Sekretäri ametikoht on olnud paljude õiglase soo esindajate jaoks pikka aega ihaldusväärseim. Varem ei nõutud selliselt töötajalt reeglina peaaegu midagi, välja arvatud atraktiivne välimus. Nüüd on aga kõik muutunud, mõnikord on selline töötaja oluline osa meeskonnast ja peab olema valmis täitma paljusid funktsioone. Seetõttu on ta sageli tööga väga hõivatud. Sellest, millised on need kohustused, millised nõuded peavad olema täidetud tööpakkumise saamiseks, lugege sellest artiklist.

"Sekretäri" elukutse juured ulatuvad Vana-Rooma aegadesse. "Sekretrid" olid keisrite usaldusisikud – mehed, kellel oli suur poliitiline mõju. See elukutse sai oma uue alguse Esimese maailmasõja ajal, kuid tähendas juba hoopis teistsuguste tööülesannete täitmist. Algsest "sekretäri" tähendusest on meie ajani säilinud vaid kajad peasekretäri ja riigisekretäri ametikohtade näol.

Tänapäeval eeldab abisekretäri elukutse dokumentidega seotud tööde, kontoritöö korraldamise, kontoritehnika haldamise ja muude funktsioonide täitmist. Sekretär-referentsi puhul peetakse olulisteks oskusteks suhtlemisoskust ja tähelepanelikkust. Eesliide "referents" tähendab, et töötaja suhtleb ülemustega erinevates tööasjades. On ilmne, et konkurents sellele ametikohale soovijate vahel on suur, eriti suurettevõtetes või ettevõtetes. Spetsiifilised oskused, mis sekretäril peavad olema, võivad mõnikord sõltuda ettevõtte tegevusvaldkonnast. Lihtsamalt öeldes peab sekretär seadmeid müüvas ettevõttes teadma äriläbirääkimiste pidamise keerukust. See pole aga sugugi vajalik, iga ettevõtte jaoks on kõik individuaalne.

Suuremad värbamisfirmad väidavad, et see ametikoht koos juhi ametikoha ja muude sarnaste vabade töökohtadega hõlmab suurel hulgal ületunde pärast töötundi. Nendel ametikohtadel olevad inimesed on sunnitud kohanema ülemuste graafikuga ja olema valmis töötama peaaegu 24/7. Nüüd on populaarsust kogumas "virtuaalsed sekretärid", kes täidavad enamikku tavasekretäri kohustustest nendes firmades, kellel pole võimalust kontorit rentida või lihtsalt ei tee seda kulude kokkuhoiu tõttu. Eraldi tuleb märkida sekretäri välimuse tähtsust. Sekretär peaks riietuma äristiilis, vältima heledat, ennekuulmatut ja sobimatut meiki, soenguid.

See dokument sisaldab kõiki töötaja tegevusega seotud kohustusi. Ametijuhend sisaldab ka töötaja õigusi ja talle esitatavate nõuete kirjeldust.See dokument sisaldab ka teavet selle kohta, kes peab töötajat tema äraoleku ajal asendama. Tähelepanu väärib ka asjaolu, et vajadusel saab ametijuhendit üle vaadata ja muuta. See võib juhtuda järgmistel juhtudel.

• Sekretär-referendi tööülesannete muutmine.
• Muudatuste tekkimine organisatsiooni dokumentatsioonis.
• Muutuste tekkimine organisatsiooni struktuuris.

Allpool on välja toodud abisekretäri peamised kohustused.

• Sageli vastutab sellel ametikohal olev isik kontori varustamise eest kirjatarvetega. Vajadusel peab ta ka toidukraami tellima. Sekretäri otsene ülesanne on tellida vesijahuti ja jälgida selle täitumist.
• Sekretär-referents peab vastu võtma peakõnesid ja esitama nende "sõeluuringu".
• Samuti peab ta korraldama külastajate vastuvõtu korra.
• Sellel ametikohal olev isik allub otse ettevõtte tegevjuhile. Seega on suurem osa täidetavatest tööülesannetest seotud tema taotluste ja korraldustega.
• Tööülesannete loetelus on ka vastuvõetud ja saadetud kirjavahetuse vastuvõtmine ja saatmine, peadirektori nõudmisel vajalike dokumentide koostamine, direktoril allkirjastatavate dokumentide kontroll.
• Samuti edastab sekretär vajalikku infot direktorilt töötajatele ja vastupidi, kutsub töötajad vajadusel direktori juurde.
• See töötaja suhtleb sageli ka haldus- ja hooldusosakonnaga. Mõnikord saab ta selle osakonna töötajatega kooskõlastada kontori varustamise küsimused kirjatarvete ja inventariga.Erinevalt ülalkirjeldatud esimesest lõigust ei ole see lõige abisekretäri ametijuhendis alati ette nähtud.
• Sekretär peab broneerima lennupiletid ja broneerima hotellitoad juhuks, kui direktor või teised töötajad lähevad lähetusse.
• Mõnes organisatsioonis peab sekretär teavitama ülemusi ja/või teisi töötajaid eelseisvatest pidustustest, töötajate sünnipäevadest ja riiklikest pühadest. Mõnikord teeb seda personalispetsialist.
• Sekretär peab iga päev uue päeva alguseks ette valmistama direktori vastuvõtu – lülitama sisse valguse, kontoritehnika (printer, arvuti ja nii edasi), koostama vajalikud dokumendid.

Sekretär-referent peab vastutama töövoo eest ja tal ei ole õigust avaldada konfidentsiaalset teavet. Selline töötaja vastutab dokumentide ohutuse ja nende õigeaegse ülemustele esitamise eest. Sekretär vastutab ametijuhendis ettenähtud tööülesannete täitmata jätmise, s.o oma tööülesannete täitmata jätmise, sealhulgas rikkumiste eest, nagu hilinemine. Töötajal võib tekkida probleeme, kui ta on dokumentatsiooniga töötamisel hooletu.

Vastutus lasub konfidentsiaalse teabe avalikustamise eest, mis kuulub kategooriasse "ärisaladus". Töötajal on keelatud rikkuda seadmeid, eelkõige talle antud või ettevõttele kuuluvat mööblit. Sekretär vastutab taktitundetu või ebaviisaka suhtumise eest töötajatesse. Kuna ta suhtleb kõigi teiste töötajatega peaaegu igapäevaselt, peab sekretär olema konfliktivaba ja diplomaatiline.

Esiteks on abisekretäril õigus nõuda erinevatelt töötajatelt erinevaid tema tööks vajalikke dokumente. Sekretär võib sissetulevaid telefonikõnesid oma äranägemise järgi jagada olenevalt nende tähtsusest. Sama kehtib ka külastajate vastuvõtus vastuvõtu korra kohta. Samuti võib ta nõuda töötajatelt selgitusi, kui on toimunud distsiplinaarrikkumine. Abisekretäril on juurdepääs ka "konfidentsiaalseks" liigitatud dokumentidele.

Sellise töötaja saab vallandada või palgata ainult tegevjuht, mitte osakonna või osakonna juhataja, nagu muudel juhtudel. Sama kehtib ka noomituse kohta. Sekretär võib teha juhtkonnale ettepanekuid dokumentatsiooni või juhtimistöö meetoditega töö parendamiseks. Samuti võib see optimeerida mõningaid töövooge. Nagu igal teisel töötajal, on ka tal õigus nõuda mugavate töötingimuste loomist ja tal on õigus nõuda isegi suuliselt selgitusi töödistsipliini rikkuvatelt töötajatelt.

Sekretäri tööd hinnatakse reeglina tema töökuse ja tulemuslikkuse järgi. Seega on muud oskused teisejärgulised. Töötaja peab oskama inimestega suhelda, läbirääkimisi pidada, hästi edastatud kõnet pidama. Peab oskama lahendada erinevaid korralduslikke küsimusi, kasutama Microsofti kontoriprogramme - Excel, Power Point, Word jt.

Puuduvad ranged nõuded haridusele, nagu ka saadavale erialale. Haridus peab aga olema, kuigi teisejärguline, eriline.Eelistatud on õigusteaduse eriala lõpetanuid, kuna töö on enamasti seotud arvepidamisega. Soovitav töökogemus 1 aasta. Alternatiiviks töökogemusele võib olla sekretäriõppe kursuste läbimine.

Välisettevõtetes võidakse tulevaselt töötajalt nõuda ühe või teise võõrkeele oskust. Sekretär peab oskama õigesti väljendada oma mõtteid, kirjutada ja vormistada dokumente ilma grammatiliste vigadeta.

Nõudlus selle eriala järele on suur. Reeglina sobivad sellised tegevused kõige paremini noortele spetsialistidele, kes on hiljuti haridusasutused lõpetanud. See tegevus on suurepärane võimalus õppida tundma ettevõtte struktuuri. Arvatakse, et sellel ametikohal saab omandada tulevase hea juhi häid oskusi. Kuna abisekretär täidab väga erinevaid ülesandeid, on ta oluline ja vajalik töötaja ka kõige väiksematele ettevõtetele.