Elukutse sekretär-masinakirjutaja

Kirjutusmasinad kadusid kasutusest ja läksid muuseumi, kuid vajadus inimese järele, kes trükkib dokumente, paneb need õigetesse kaustadesse, kohtub külastajatega ja vastab telefonikõnedele, pole kuhugi kadunud. Artiklis räägime "sekretäri-masinakirjutaja" elukutsest tänapäeva maailmas - selle omadustest, nõuetest ja sellest, kus selliseid spetsialiste tänapäeval vaja on.

Masinakirjutaja sekretär on üks nooremsekretäri ametikohti. Kuigi tänapäeval ei tööta see spetsialist enam kirjutusmasinal, vaid arvutil, ei jäänud see nimi alles traditsioonide järgi, vaid ka selleks, et rõhutada töö esinemist. (erinevalt kõrgema astme haldus- ja sekretäri ametikohtadest - juhiabi, sekretäri abi, ametnik, büroojuhataja).

Teave elukutse, tööülesannete kohta sisaldub kahes dokumendis:

• "Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade ühtne kvalifikatsioonikataloog" - lühendatult EKS (varem ETKS);
• kutsestandard "Organisatsiooni juhtimise organisatsioonilise ja dokumentaalse toe spetsialist".

Kandideerimise prioriteediks on kutsestandard. See on kohandatud kaasaegse turu eripäradele, sisaldab tööfunktsioonide täielikumat ja üksikasjalikumat kirjeldust.

Kutsestandard liigitab sekretär-masinakirjutaja ametikoha 3. oskustasemeks - see tähendab, et tema tööülesannete hulka kuulub vanemspetsialisti töökontroll, minimaalselt iseseisvaid otsuseid ja juhtimisfunktsioone.

Sekretär-masinakirjutaja põhiülesanne on tekstide ja dokumentide komplekt, teabe reprodutseerimine ja süstematiseerimine malli järgi (dokumentide skaneerimine, kopeerimine, kordustrükk, tüüpvormide täitmine, kirjavahetuse sorteerimine, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine).

Nagu igal elukutsel, on ka sekretäri-masinakirjutaja kutsel oma omadused:

• töö on üsna pingeline, samas peab töötaja suutma teha nii monotoonset trükkimistööd kui ka inimestega suhelda, olla ettevõtte nägu ja hääl.
• puudub range tööülesannete loetelu - sekretär täidab erinevaid juhataja ülesandeid;
• see ametikoht on suurepärane algus karjäärile ja võimalus saada kasulikke kogemusi tulevasele juhile;
• tööd peetakse naissoost (see kajastub isegi pealkirjas), kuigi meessekretärid pole vähem nõutud;
• Peamine oskus on meeskonnaga õigesti suhete loomine ja üldse mitte printimiskiirus.

Kutsestandardi üldistatud nõuete alusel töötab iga organisatsioon välja sisemise ametijuhendi - põhilise töötaja õigusi ja kohustusi reguleeriva dokumendi.

Selles dokumendis määratakse kindlaks nende funktsioonide loend, mida töötaja konkreetses organisatsioonis täidab.Tüüpilises juhises võib funktsionaalsus lihtsalt korrata standardi asjakohaseid sätteid (varem kopeeriti jaotis "Kohustused" sageli CEN-ist täielikult). Tavaliselt sisaldavad juhised järgmisi elemente:

• prindib erinevaid materjale pea suunas;
• korraldab juhataja telefonivestlusi.

Vajadusel saab punkte täpsustada, täpsustada ning lähteülesannet tüüpilistega võrreldes laiendada või kitsendada, kui seda nõuab organisatsiooni eripära. Näiteks kooli sekretär-masinakirjutajale võib märkida punktid selle eest, et ta korraldab koolis töötamist või õppimist kinnitavate tõendite väljastamise ja peab õpilasraamatut. Ja äriettevõttes võivad need olla kullerite logi pidamise ja vastavate sertifikaatide väljastamise sätted.

Kutsestandard kehtestab miinimumnõuded sekretär-masinakirjutaja ametikohale nimetamiseks - selleks piisab täielikust keskharidusest.

Erikursused on täiendavaks eeliseks. Pealegi ei piira ei CEN ega kutsestandard kuidagi selliste kursuste läbimise tunnistuse nõudeid. Seetõttu saate avalike ja erakoolituskeskuste tohututest ettepanekutest valida mis tahes sekretäri koolitusprogrammi.

Kuigi sekretär-masinakirjutaja ei nõua tõsist haridust ja akadeemilisi teadmisi, vajab ta suurt hulka praktilisi oskusi:

• enesekindel arvutikasutamise oskus, kontoriprogrammide tundmine, kontoritehnikaga töötamise oskus, kirjaoskus, kiire printimiskiirus;
• oskus töötada oma pädevuse piires dokumentatsiooniga - tunda tüüpdokumentide, ärikirjade vormistamise reegleid, kirjavahetuse ja muude dokumentide sorteerimise ja registreerimise eeskirju;
• arenenud suhtlemisoskused, oskus luua suhteid partnerite, klientide, töötajatega, teadmised ärisuhtluse eetikast ja etiketist, konfidentsiaalsete ja varaliste andmetega töötamise reeglid;
• tööd reguleerivate eeskirjade tundmine.

Spetsialistil peavad olema mitte ainult professionaalsed oskused, vaid ka teatud isikuomadused: ta peab olema enesekindel, viisakas, emotsionaalselt stabiilne, suutma olukordades kiiresti orienteeruda, konflikte lahendama, töötama nii multitegumtöörežiimis kui ka rutiinsel tööl, olema kõrge eneseorganiseerituse, tähelepanelikkuse ja vastutustundega.

Varem töötasid masinabüroodes sekretärid-masinakirjutajad. Tänapäeval on selle spetsialisti töö kõige nõudlikum järgmistes organisatsioonides:

• riiklikes, haldusstruktuurides;
• õppeasutustes (koolis, kolledžis, ülikoolis);
• advokaadibüroodes, eraadvokaatides, notarites;
• arhiivis.

Samuti võib vaba töökoha avada mis tahes muus organisatsioonis. Samas võib eraettevõtetes ametikohta nimetada mitte ainult sekretäriks-masinakirjutajaks, vaid ka sekretäriks-asjaajajaks, registratuuri sekretäriks, sekretäriks.