Elukutse sekretär

Peaaegu iga kaasaegse ettevõtte kontoris on sekretäril eriline koht. Tegemist on spetsialistiga, kes aitab hoida korda ja organisatsiooni efektiivsust. Tegelikult on see vahendaja juhi, töötajate, partnerite ja klientide vahel. Sellele ametikohale saamine pole reeglina keeruline - kõrgharidus ja ulatuslik töökogemus pole alati nõutav. Ja kui täidate oma tööülesandeid tõhusalt ja vastutustundlikult, saate tulevikus luua hea huvitava karjääri.

Sekretäri ameti mainimist on märgatud juba Vana-Rooma aegadest. Ajaloolaste sõnul palkasid sellised töötajad patriitsid ja riigi õilsad või lihtsalt jõukad kodanikud. Sekretärideks olid alamklassi mehed, kellel oli hea haridus. Sel ajal kuulusid selliste töötajate tööülesannete hulka kontoritöö, kirjavahetus ning sageli ka rahaasjad ja isegi tööandja saladused.

Venemaal tekkis sekretäri koht 1720. aastal tänu Peeter I-le. Erialale esitati karmid nõuded - haridus, hea seaduste tundmine, kõigi peensuste ja spetsiifika mõistmine. Erasekretäri koht on olnud nõutud 1840. aastast.- paljud erinevate ettevõtete juhid hakkasid sageli nõudma isiklikku abistajat.

Kaasaegne sekretäri elukutse on tihtipeale vastuvõtt ja organiseerimistöö kontoris – abistades mitte ainult juhti, vaid kolleege ja külastajaid. Tänapäeval peetakse sekretäri ettevõtte näoks ja tema välimuse järgi hindavad külastajad kogu ettevõtmise soliidsust. Tänapäeval peetakse seda eriala oma eripära tõttu valdavalt naissoost. Kutse arendamise käigus on sõltuvalt erialast moodustatud mitu sekretariaadi suunda.

• Büroosekretär (büroojuhataja). Tööülesanneteks on telefonikõnede jagamine, külalistega kohtumine, juhtkonna juhiste täitmine ja büroo stabiilse toimimise tagamine (kirjatarvete, vee jms tellimine). Ametikoha saamiseks ei ole töötajal vaja eriharidust. Karjääriredelil on see positsioon sageli lähtepositsioon.

• Sekretär-referents. Ametikoht on sarnane büroojuhi tööga, kuid vastutusrikkam ja keerulisem. Siin jäävad tööülesanneteks nii kujunduslahenduste koostamine, dokumentide toimetamine, tekstide koostamine juhataja kõnedeks erinevatel üritustel kui ka osaline organisatsiooni töötajate töö kontroll. Sellise ametikoha saamiseks on vaja erihariduse olemasolu (kursused, koolituskeskus).

• Isiklik abistaja peas. Seda ametikohta peetakse auväärseks. Selline assistent peab looma suhted juhtkonnaga ja looma usaldusliku õhkkonna.Tööülesannete täitmiseks on vaja teadmisi eriala spetsiifikast, kontoritöö põhitõdedest, pingetaluvusest ja enesekindlusest. Töö seisneb reeglina korralduslike ja haldusülesannete lahendamises.

Lisaks nendele ametitele on mitmeid kitsa spetsiifikaga erialasid.

• Ametnik. Töötaja, kes korraldab dokumentatsiooni, koostab arveid, registreerib sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning loob arhiivi.
• Sekretär-tõlk. Lisaks põhiülesannetele on nõutav võõrkeeleoskus kõrgel tasemel. Töötaja osaleb läbirääkimistel välispartneritega.
• Kohtusekretär. Töötaja teenib kohtus, kontrollib inimeste koosolekutel osalemist, protokollib istungit, koostab kohtuakte ja täidab erinevaid kohtuniku ülesandeid.
• Tehniline sekretär. Tööülesannete täitmiseks peate valdama "pimedat" printimismeetodit, vastama telefonikõnedele ja oskama töötada kontoritehnikaga.

Kaasaegse elukutse täiendavad iseloomulikud tunnused on:

• ärikirjavahetus;
• kiire tippimine "pime" meetodiga - ilma klaviatuurile vaatamata ja kõiki 10 sõrme kasutamata;
• Võimalus kasutada erinevat kontoritehnikat;
• dokumentatsiooni (kirjavahetus, arhiiv) süstematiseerimise oskus.

Elukutse eeliseid võib nimetada järgmisteks:

• puudub füüsiline aktiivsus;
• on võimalus omandada olulisi suhtlemisoskusi ja luua kasulikke kontakte;
• tööle saamiseks ei pea omama eriala;
• töötada mugavates tingimustes;
• mõnel juhul võite kasutada kontoritehnikat (koopiamasin, skaneerimine) isiklikuks otstarbeks;
• vahel saab õppimise ja töö ühitada.

Nagu igal teisel erialal, on ka sekretäri ametikohal puudused:

• pidev kohalolek juhtkonna meelest;
• igapäevane laitmatu välimus (eriti oluline suurtes ettevõtetes);
• sama tüüpi ülesanded ja rutiinsed tööd (sageli väikestele organisatsioonidele iseloomulikud);
• töö on sageli stressirohke;
• ülemuste isiklike tööülesannete täitmine, mis ei ole seotud tööga;
• harva on võimalus eneseteostuseks;
• töörežiim võib olla ebaregulaarne.

Sekretäri arenguväljavaade on sageli küsitav. Mõned juhid ei kiirusta head töötajat kaotama ja ta teisele ametikohale üle viima. Teised, kes on seotud vastutustundlike, töökate ja professionaalsete töötajatega, näitavad üles mõistmist ja neid edutatakse sageli.

Dokument, mis on koostatud töötaja õiguste ja kohustuste reguleerimiseks, on ametijuhend, see on ühtviisi oluline nii sekretärile kui ka juhtkonnale. See sisaldab mõlema töölepingu poole õigusi ja kohustusi, mis võimaldab seda kasutada tootmisprotsesside tõhusa koordineerimise vahendina.

Ühtset juhendamisvormi pole, seega saab selle koostada valmis malli abil või koostada oma dokumendi. Dokumendi koostamisel on oluline arvestada, et igas ettevõttes täidavad sekretärid erinevaid ülesandeid, hoolimata samast põhitööst.

Ametijuhend tuleks koostada kutsestandardit arvestades ja sisaldama järgmisi põhijagusid.

• Üldsätted.
• Funktsioonid.
• Töökohustused.
• Õigused.
• Vastutus.

Lisaks põhiülesannetele saab ametijuhendisse spetsialiseerumist arvestades lisada lisafunktsioone. Seega sisaldavad sekretäri, tehnilise sekretäri, sõjaväe- või teadussekretäri juhised sarnaseid sekretäri põhifunktsioone, kuid erinevad spetsiifiliste ülesannete poolest, mis tuleb dokumendis märkida.

Klassikalises mõttes hõlmavad sekretäri peamised ühtsed tööülesanded järgmisi funktsioone:

• tagab juhataja haldustegevuse;
• peab ärilist kirjavahetust, sh kõnesid ja e-kirju;
• võtab vastu ja jagab edasi kirjavahetust, koostab ja saadab vastused saabunud kirjadele;
• kogub ja töötleb juhile vajalikku teavet, tagab kontoritöö;
• võtab töötajatelt vastu dokumente edasiseks üleandmiseks juhtkonnale allkirjastamiseks ja tutvumiseks;
• valmistab ette koosolekuid, koosolekuid ja konverentse, peab nende protokolle;
• ostab kirjatarbeid ja muid büroo tõrgeteta toimimise tagamiseks vajalikke tooteid;
• lahendab töötajate ja külastajate vastuvõtu korralduslikke probleeme;
• teeb muid ametikohaga seotud töid.

Täiendavad kohustused võivad hõlmata järgmist:

• juhiste ja korralduste täitmise jälgimine;
• dokumentatsiooni skaneerimine ja kopeerimine;
• tühistamine või aja muutmine;
• piletite ja hotellitubade broneerimine;
• reisikulude aruannete koostamine;
• külalistele jookide ja maiuste valmistamine.

Sekretär peab tööl suhtlema sageli ja palju erinevate inimestega, seega peab hea spetsialist vastama järgmistele nõuetele:

• puhtus;
• täpsus;
• firmaväärtus;
• kõnekultuur;
• seltskondlikkus;
• ei mingeid halbu harjumusi.

Kuna sekretär on ettevõtte "nägu", on lahutamatuks kriteeriumiks töötaja meeldiv välimus. Siinkohal on oluline märkida, et jutt käib stiili- ja maitsetundest, mitte modellivälimusest. Tihti saavad sekretärideks naised, kuna arvatakse, et nad on paindlikumad, pingekindlamad ja suudavad luua kontoris hubase õhkkonna.

Sekretäritöö eripära seisneb juhi regulaarses abistamises asjaajamisel. Sel põhjusel on järgmised professionaalsed omadused äärmiselt olulised:

• vastutus;
• täpsus;
• tähelepanelikkus;
• esitus;
• õpitavus;
• organisatsioon.

Sekretärina tööle saamiseks pole sageli vaja kõrgharidust, läbitud erialakursused on üsna sobivad. Kasuks tulevad omandatud teadmised psühholoogia, kiirlugemise ja kiirkirja alal. Sekretäri eriala algteadmised saab omandada eriala kõrgkoolides. Sellist koolitust saavad kooli 9. või 11. klassi lõpetanu, kes võtab olenevalt keskharidusest 1-3 aastat.

Kui valik langes mainekale ettevõttele, siis on oluline omandada erialane haridus. Näiteks Vene Föderatsiooni välisministeeriumis on koolituskeskus, mis koolitab sekretäre. Keskuses õpetatakse õpilastele arvutioskust, kontoritöö põhitõdesid, ärieetikat ja etiketti ning inglise keelt. Kuna kodumaistes ülikoolides sekretäriõpet ei pakuta, on eeliseks filoloogia, kommunikatsiooni, psühholoogia ja muude sarnaste valdkondade diplomiga kandidaadid. Mõned ettevõtted pakuvad koolitust kandidaatidele, keda nad on valmis palkama.

Saate töötada sekretärina mainekas organisatsioonis, väikeettevõttes ja riigiasutuses, näiteks koolis või ülikoolis. Tänapäeval vajab peaaegu iga juht sekretäre või abilisi. Sekretäri ametikoht on ümbritsetud mitmesuguste müütidega - mõned räägivad sellelt erialalt huvitava karjääri algusest, teised aga väidavad, et edutamist on praktiliselt võimatu saada.

Tegelikult sõltub karjääri edenemine suuresti isikuomadustest. Algatusvõime ja töökus aitavad teil liikuda ettevõtte sees kõrgemale ametikohale, näiteks esmalt juhiabiks ja seejärel juhiks. Edasine areng ettevõttes jääb spetsialisti enda kätesse.

Karjääri alguses on raske loota kõrgele palgale. Kogemuseta töötajatele pakuvad tööandjad tavaliselt palka 15 000-20 000 rubla. olenevalt elukohapiirkonnast. Suurtes linnades on palgad tavaliselt kõrgemad. Kogenud töötaja keskmine palk on 30 000-45 000 rubla. üle Venemaa. Kõrgema kvalifikatsiooniga spetsialistid, näiteks juhtide ja referentide isiklikud assistendid, teenivad 60 000-80 000 rubla.