Ärisuhtluse psühholoogia peensused

Ärisuhtlus erineb põhimõtteliselt vestlustest igapäevastel teemadel. Seda tüüpi vestluse psühholoogia peensused nõuavad etiketi kujundamist, et sõlmida vastastikku kasulikku koostööd.

Ärisuhtlus on keeruka mitmeetapilise protsessi loomine suhete loomiseks vestluspartnerite vahel, keda seovad ühised ametialased huvid. Iseloomulikuks jooneks on range käitumine kehtestatud piirides, mida piirab ametlik etikett koos rahvusliku sallivuse vimkaga.

Etikett allutab kaks kategooriat – määruste ja juhiste loetelu. Viimased esindavad töötajate suhet kõrgemale ametikohale, normid aga karjääriredeli süsteemis võrdsel positsioonil olevate töötajate omavahelise suhtluse psühholoogilisi aspekte.

Mõlemale grupile kehtivad aga üldised viisaka koostöö nõuded. Isiklikud huvid, vaenulikkus ja negatiivne meeleolu ei tohiks mõjutada töö kulgu.

Kommunikatiivse suhtluse kultuur on mitmes põhietapis, mis näevad ette edasisi suhteid äripartnerite vahel:

• Viisakas tervitus, mille eesmärk on näidata vestluskaaslasele sõbralikku suhtumist. Inimesed peavad ühistegevuses üksteist usaldama;
• Üksteise tundmaõppimine hõlmab kontakti loomist üksteise visuaalseks kujutamiseks;
• konkreetse teema sihtimine;
• Eesmärgi arutamine või ägeda probleemi lahendamine;
• Vestluse tulemus.

Ärisuhtluse reeglite tundmine võimaldab inimesel kiiresti karjääriredelil ronida, suurendades staatust ja tähtsust ühiskonnas. Paranemise käigus areneb indiviid teatud käitumisstiil, mis enamikul juhtudel sõltub tegevuse tüübist:

1. Humanistlik. Selline lähenemine kogub üha enam populaarsust, kuna see hõlmab toe pakkumist ja ühiselt probleemile lahenduse otsimist. Töötajat tajutakse kui individuaalsete omadustega inimest, võttes arvesse tema emotsioone ja iseloomu;
2. Manipuleeriv. Juht või kolleeg kasutab vestluskaaslast vahendina konkreetsete eesmärkide saavutamiseks. Näiteks isiklik range kontroll ülesannete täitmise üle on ühe partneri manipuleerimine teise üle;
3. rituaalne stiil, vastupidiselt humanistlikule, tähendab ühiskonnas soovitud staatuse loomist. Äri- ja isiklikud omadused kustutatakse teatud “maski” taustal, mille omadused olid eelnevalt paika pandud. See on iga töötaja igapäevane, individuaalselt kujundatud roll.

Kommunikatsioonipoliitika tundmine võimaldab luua ärikontakte, sest ärisuhtlus on organisatsiooni protsesside juhtimise lahutamatu osa. Omanikud, juhid ja töötajad peavad oma mõtteid ja ideid tõhusalt edastama teistele ettevõtte sees ja väljaspool.

Seda tüüpi suhtlus töös on teabe verbaalne edastamine. Verbaalne suhtlus võib toimuda kohtumiste, näost näkku vestluste, telefonivestluste ja videokonverentside vormis. See on parim ärisuhtlusviis, kuna võimaldab vestluspartneritel üksteist visuaalselt hinnata.

Mitteverbaalset suhtlust esindavad ärilised märkmed, ametlikud kirjad, dokumendid ja erinevad teadaanded. Et saata sama tüüpi sõnum mitmele inimesele, on mitteverbaalne suhtlus praktilise tähtsusega. See võib aidata tehniliste juhiste edastamisel ja näidata diagramme, graafikuid, mida tuleb tööks vaadata.

Samuti väljendub mitteverbaalne suhtlus isiklikul kohtumisel mitmesugustes žestides, poosides ja näoilmetes. Käitumine kannab vestluskaaslase jaoks lisateavet ja aitab teha asjakohaseid järeldusi.

Tehnoloogia on avanud uusi ärisuhtluse vorme. E-post, veebikonverentsid, sotsiaalvõrgustikud võimaldavad teil ärisuhtlust pidada mitme inimesega korraga. Ettevõtete ametlikud veebisaidid vähendavad tarbijaga suhtlemise taset, demonstreerides samal ajal ettevõtte tugevusi ja omadusi.

Ärisuhte loomisel on aga oluline vahetu suhtlus, mis aitab luua silmsidet ja kujundada vestluskaaslasest visuaalset esitust. On oluline, et mõlemad osapooled oleksid samas ajas ja ruumis, sest osalejad peavad jätma hea mulje. Isiklik kohalolek võib avaldada tugevat mõju kogu ärisuhtluse protsessile.

Olenevalt olukorrast ei ole otsekontakt alati võimalik. Täpselt nii, nagu ka mitme inimesega teema arutamine loob takistuse infovahetusele. Sellest tulenevalt toimub ärisuhtlus erineval viisil:

• Ärikirjavahetus. Käsud, kirjad ja resolutsioonid on kaudne suhtlusvorm. Kirjalik suhtlusvorm on vajalik konfliktide või ägedate olukordade lahendamiseks nii organisatsiooni sees kui ka juriidiliste isikute vahel;
• pressikonverents hõlmab avalikkuse teavitamist päevakajaliste küsimuste arutamiseks ametnike kohtumise kaudu meedia esindajatega;
• Koosolek. See viiakse läbi otse organisatsiooni sees, et püstitada ja lahendada töötajatevaheline probleem. Juhil on töötegevusi vaja arutada mitme töötajaga korraga.

Kutsetegevuse käigus tekivad erinevad olukorrad, mis hõlmavad ärisuhtluse vorme. Mõnda ei saa lahendada konfliktita, teised nõuavad tolerantset lähenemist. Protsessi takistavad nende inimeste emotsionaalsed pursked, kes kaitsevad oma seisukohta.

Isikuomaduste olemasolu täiendab ärisuhtluse määratlust. Suhtlevad osapooled järgivad väljakujunenud etiketti, mis kujuneb välja olenevalt rahvuslikest ja professionaalsetest omadustest. Vestluse kulgu mõjutavad oluliselt ka psühholoogia, keelekäitumine ja osalejate ettekujutused riigiaparaadist.

Vestluse aluseks olev strateegia tuleb valida õigesti. Selleks on soovitatav kõigepealt arvesse võtta vestluspartneri omadusi:

• temperamendi tüüp ja emotsioonide väljendus;
• keeleomadused;
• riiklikud tavad;
• professionaalne ala;
• positsioon ettevõttes;
• sallivus ja suhtumine teisest rahvusest inimestesse.

Ärisuhtluse filosoofias mängib olulist rolli eetika, mis on tänapäeval aktuaalne teema. Peaaegu iga inimene teeb igapäevase äritehingu. Pealegi moodustab oluline osa elust kutsetegevuses osalemine ja selleks valmistumine.

Mitmekülgsete eetikanõuete järgimise programmide osana on paljud ettevõtted välja töötanud sisepoliitikad, mis käsitlevad töötajate kultuurilist käitumist. Poliitikat rakendatakse nii lihtsates üleskutsetes kultuuri üldreeglite järgimiseks kui ka üksikasjalikuma koodeksiga.

Viimane sisaldab konkreetseid käitumisnõudeid, mis väljendavad ettevõtte ootusi töötajatele. Samuti on sisepoliitika soovituste loetelu mõnede tavaliste äritegevuse käigus tekkivate probleemide lahendamiseks.

Ärieetika aluseks on kaks suunda: pragmatism ja ettekirjutus. Esimene põhimõte hõlmab suurema hulga inimeste maksimaalset kasu saamist. Kulude summa peaks kompenseerima ärikontaktidest ja lepingutest saadavate hüvede kogusumma.

Moraalne ettekirjutus on selline üksikisiku otsused ei tohiks sõltuda ühiskonna dikteeritud tagajärgedest ja reeglitest. Näiteks ei tohiks organisatsioon tarbijale pakutavate teenuste kohta valetada.

Ärietiketi tundmine on asjakohane, kuna see aitab vestluses osalejal soodsama positsiooni võtta. Vestluspartnerid peaksid aga eesmärgi arutamisel arvestama üksteise huvidega ja lähtuma vastastikusest kasust. Samal ajal on vaja seisukohti kaitsta selgelt esitatud kõnega, oma mõtteid õigesti sõnastades. Positiivse tulemuse saavutamine sõltub mõlema osapoole vastastikusest mõistmisest ja koostööst.

Ärisuhtluse sfäär mõjutab peaaegu kõiki igapäevaelu valdkondi. Selline ulatuslik suhtlus pole erand inimestevahelise suhtluse loendist, mis nõuab protsesside kohandamist.

Äriläbirääkimiste protsesside käik põhineb järgmistel põhimõtetel:

• Ärisuhtlus ei mõjuta mitte ainult konkreetsete küsimuste arutamist, vaid ka vestluspartnerite isiklikke suhteid. Seega ei ole ükski kontakt täielik ilma inimestevahelise kokkupõrketa;
• Vestluse järjepidevus, mille iga inimene algatab verbaalsete ja mitteverbaalsete žestide kaudu. Tänu sellistele sõnumitele teeb vestluskaaslane järeldused ja modelleerib hetkeolukorda;
• Eesmärgipärasus. Igal kommunikatiivsel aktil on konkreetne eesmärk: luua ärikontakt või lahendada ühine probleem. Koos sellega on ka varjatud ülesanded. Näiteks probleemi kirjeldamisel, et anda edasi kohtumise olemust, suudab kõneleja alateadlikult demonstreerida publikule eruditsiooni ja sõnaosavust;
• Mitmedimensioonilisus ei põhine mitte ainult vestluspartnerite vahelisel inforinglusel, vaid ka suhete asjakohasel reguleerimisel. Vestlus on isikuandmete edastamine ja äripartnerite vaheline leping. Samal ajal ilmneb isiksustevaheline emotsionaalne taust. Näiteks suudab üks vestluskaaslastest väljendada oma partneri suhtes domineerivat seisundit.

Käitumisreeglid dikteerivad vestluse tooni. Iga vale žest ja hooletu sõna võivad mitme miljoni dollari suuruse tehingu rööpast välja lüüa, samas kui heatahtlik suhtumine aitab sõlmida tulusa lepingu. Ärisuhtluse positiivse tulemuse saavutamiseks on oluline teada põhinormide loendit.

Vaja on hoida vestluse optimaalset tempot ja kasutada psühholoogilisi võtteid. Aeglane vestlus hajutab vestluspartneri tähelepanu põhilisest teabevahetusest.Tänu kiirele kõnele, vastupidi, on kuulajale vajalikku infot peaaegu võimatu edastada. Pikkade ja lühikeste sõnumite vahele segades on võimalik saavutada positiivne tulemus.

Teabega ülekoormatud laused tuleks jaotada väiksemateks, kergesti seeditavateks lauseteks. Siiski ei tohiks kasutada ainult lühikesi lõike, mis ei jäta õiget muljet.

Pildi loomisel on soovitatav järgida mitmeid edukuse määra suurendavaid reegleid:

1. Vestluse alustamist ei tohiks koormata äriliste ettepanekutega. Vestluskaaslane võib neid võtta kui agressiivseid rünnakuid, millele ta kohe reageerib vestlusele äärmise vaenulikkusega;
2. Õigesti esitatud küsimused aitavad vestluskaaslasel õige mõtteni juhtida ja pingelist vestlust lahjendada;
3. Sa ei tohiks avalikult oma seisukohta väljendada. Kui seda ei saa vältida, siis tuleb mõte maskeerida pehmelt ja pealetükkimatult väljendatud subjektiivseks arvamuseks;
4. Ärisuhtlus eeldab etiketi austamist. Kultuurinormide piiridest väljumine mõjutab suhtlemise kulgu negatiivselt;
5. Valmislahendusi ei soovita väljendada. Sõltumatute järelduste julgustamine aitab kaasa vestluspartneri asukoha määramisele ja inimestevahelise kontakti soodsale tulemusele.

Oskus selgelt sõnastada mõtteid ja õige strateegia võib suurendada oma eesmärgi saavutamise võimalusi. Samas peavad osalejad täitma oma rolle vastastikku kasuliku koostöö raames. Vestluspartnerid peavad arvestama üksteise huvidega ja järgima väljakujunenud kultuurinorme.

Ärisuhtluses ei tohiks lahkuda professionaalsest ruumist.Igapäevaelus võib vestluskaaslaseks olla nii juht kui ka keskastme töötaja. Mõlemad osalejad jälgivad professionaalse tegevuse rolli. Töös on oluline koostöö ja aktiivne suhtlemine.

Lisateavet kõige olulisemate ärisuhtlusoskuste kohta leiate järgmisest videost.