Ärisuhtluse peensused telefoni teel

Ärisuhtluse kunst on läbirääkimiste oluline aspekt ja ei ole kaotanud oma tähtsust juba mitu aastat. Telefoni teel toimuva ärisuhtluse intensiivsus kasvab aasta-aastalt. Ja mobiilside arenedes muutub see üheks peamiseks suhtlusviisiks. Telefonivestluste oskuste omandamiseks on oluline teada ärisuhtluse peensusi ja reegleid.

Telefonil on tänapäeva maailmas oluline roll, sest selle abil suhtleme sugulaste, sõprade, kolleegide, juhtkonna ja äripartneritega.

Niisiis kasutab inimene teatud ringi inimestega vesteldes sobivat suhtlusmeetodit ja näiteks ei pea kunagi oma ülemusega dialoogi, nagu lähedase sõbraga. Sellises olukorras kasutatakse ametlikumat suhtlusviisi.

Ärietiketti peaksid kasutama ka töötajad, kes viivad läbi elanikkonna sotsioloogilisi uuringuid, võtavad vastu klientidelt kõnesid või peavad läbirääkimisi telefoni teel. Tihti saavad just edukad telefonivestlused heade ärisuhete võtmeks. Ja isegi ettevõtte kuvand võib sõltuda täielikult töötajate võimest pidada telefonis pädevaid dialooge.

Tänapäeval tehakse enamik kõnesid mobiilseadmete kaudu. Seda suhtlusvahendit kasutades peate järgima mõningaid reegleid.

• Kliendiga ärikohtumisel, kinos, seminaril lülita oma telefon alati välja või pane see vibreerima.
• Mobiilseade on heli suhtes tundlikum kui lauatelefon. Seetõttu võite olukorras, kus avalikus kohas viibides on vaja läbi viia isiklik vestlus ilma välise sekkumiseta, lihtsalt vaikselt rääkida ja vestluskaaslane kuuleb teid kindlasti.

• Ärge pange oma telefonile liiga valju helinat. Ta suudab ümbritsevaid hirmutada.
• Proovige olla lühidalt. Kolmandate isikute juuresolekul ei tohiks vestlus kesta kauem kui 30 sekundit, vastasel juhul on oht inimese ees ebaviisakas näida. Juhul, kui telefonivestluseks on mõjuvad põhjused, näiteks lähedase haigestumine või suur tehing, tuleks kohalviibijaid olukorrast teavitada.
• Vältige ärilõuna ajal telefonivestlusi. Kui on kiire vajadus kõnele vastata, siis tuleks lauast lahkuda ja rääkida vähem rahvarohkes kohas.

Eetilised standardid telefonisuhtluses on olulised ettevõtte efektiivseks toimimiseks. Telefonivestluste kultuur on ärisuhtluse eriliik. Etiketireeglite tundmine aitab tugevdada ärisidemeid ja tõsta organisatsiooni kasumlikkust.

• On vaja tervitada inimest, kellega telefonivestlus toimub.Selleks sobivad kõige paremini kellaajaga seotud fraasid ("Tere hommikust", "Tere pärastlõunal" või "Tere õhtust").
• Äritelefonivestluse ajal on oluline jälgida enda intonatsiooni. Selleks, et vestluskaaslast mitte võõrandada, peate rääkima viisakalt ja rahulikult, vältides tarbetuid emotsioone.

• Pärast tervitamist on soovitav end tutvustada ning öelda oma nimi, ametikoht ja organisatsioon.
• Kui helistate inimesele, peaksite alati selgeks tegema, kas tal on parasjagu mugav rääkida.
• Eetiliste standardite kohaselt tuleb pärast teist või kolmandat helinat telefonitoru tõsta.
• Vestluse ajal ärge suitsetage, sööge ega jooge.
• Kui helistaja tunneb huvi organisatsiooni mõne teise töötaja vastu, siis tuleb vestlus talle edasi suunata või ootefunktsioon sisse lülitada.
• Olukorras, kus teil on vale number, peate vestluskaaslase ees vabandama ilma tarbetuid küsimusi esitamata ja kohe hüvasti jätma.
• Ärge kunagi helistage varahommikul, lõunapausi ajal või enne tööpäeva lõppu.
• Juhataja asemel saab helistada või kõnedele vastata sekretär või assistent.

• Partnerile või kliendile saate isiklikule numbrile helistada ainult siis, kui ta ise andis teile oma kontaktid. Kuid nädalavahetustel ja pühadel on sellised kõned keelatud.
• Mõnikord katkeb vestlus halva suhtluse tõttu. Sellises olukorras peaks tagasi helistama isik, kes helistas esimesena.
• Ärge venitage vestlust. Pikk vestlus võib vestluskaaslase tüüdata ja pahameelt tekitada. Kui suhtlus hilineb ja vestluse eesmärki ei saavutata, võite järgmisel päeval kliendile tagasi helistada või kokku leppida isikliku kohtumise.
• Pärast vestluse lõppu on soovitatav vestluskaaslast tänada ja temaga viisakalt hüvasti jätta, pärast küsimist, kas tal on küsimusi. See lihtne toiming lõpetab vestluse ja julgustab edasist koostööd.

Peaksite telefonivestluseks hoolikalt valmistuma ja tegema mitmeid konkreetseid toiminguid. Vaatame põhipunkte lähemalt.

• Vestluskaaslasele tasub helistada alles pärast selge vestlusplaani koostamist. Väikeste detailide kõrvaldamiseks saate teha graafilisi või skemaatiliseid visandeid.
• Kirjutage üles olulised küsimused, mida peate läbirääkimiste käigus meeles pidama.
• Valmistage ette dokumendid, mida võib suhtlusprotsessis vaja minna (kirjavahetus, aruanded, lepingud).

• Uurige vestluskaaslaselt eelnevalt välja sobiv helistamisaeg.
• Saadud teabe salvestamiseks koostage märkmik või päevik.
• Tutvuge vestluses osalevate isikute üldnimekirjaga, et pöörduda nende poole nime ja isanime järgi.
• Enne helistamist proovige häälestada positiivselt, siis peaks teie emotsionaalne seisund loomulikult põhjustama vestluskaaslase asukoha.
• Telefonivestlust pidades arvesta kontoris side turvalisusega, sest väärtuslik info võib sattuda konkurentide kätte.

On ka punkte, mis tuleks eelseisvas telefonivestluses välistada ja mitte lubada.

• Pole vaja arutada äriasju võõra või juhusliku inimesega. Parem on aeg isiklikult kokku leppida.
• Ei ole soovitatav nõuda otsust isikult, kellel pole selleks volitusi või kes usub teisiti.Telefoni teel saab ta nõusoleku anda, kuigi on sellele otsusele vastu.
• Ärge esitage taotlusi, kui te pole kindel, et vestluskaaslane on teiega nõus ja soovib aidata.

Telefoni roll ärisuhtluses on kahekordne. Väga sageli tõmbab see tähelepanu kõrvale päeval tehtud kiireloomulistest ülesannetest, kuid samas kiirendab paljude ülesannete lahendamist. Seetõttu on vaja selgeks õppida telefonivestluse põhimõtted, mis aitavad kaasa selle efektiivsemale kasutamisele.

Ärisuhtluse tehnika valdamine on väga oluline töötajate jaoks, kelle spetsiifiliseks tööks on telefonivestlused potentsiaalsete klientidega. Paljud ettevõtted püüavad helistajaga kontakti luua juba esimestest sõnadest, et temast saaks tõeline klient.

Ettevõtted konkureerivad klientide meelitamiseks erinevatel viisidel. Teenuste reklaamimise oluline etapp on telefonimüük ja seetõttu peavad juhid klientidega korrektselt ja taktitundeliselt dialoogi pidama, vastasel juhul lähevad kasumlikud lepingud konkurentidele.

Järgmised näpunäited aitavad teil telefoni teel ärisuhtluses edu saavutada.

• Soovitatav on helistada inimesele, kes on teile kasulikku teenust pakkunud. Tänusõnad on edaspidiseks koostööks väga olulised.
• Vestlust pidades naerata alati. Tellija tunneb kindlasti teie naeratust ja optimismi.
• Läbirääkimiste ajal proovige vestluskaaslase mõttekäiku ette näha.
• Ärge kunagi kasutage roppusi ega kõnekeelt. See läheb vastuollu suhtluskultuuriga.
• Kasutage väljendeid ja termineid, millest helistaja aru saab.
• Ärge katke telefonitoru käega, kui räägite kellegagi paralleelselt. Seega näidatakse vestluspartneri vastu lugupidamatust.
• Selgitage oma seisukohta enesekindlalt ja täpselt, sest täpsus on kuningate viisakus.

• Oluline on läbirääkimiste kiire läbiviimine, vastates esitatud küsimustele viivitusteta ja segadust tekitavatele ettepanekutele. Pausi saab põhjendada vaid siis, kui spetsialist on hõivatud läbirääkimisteks vajaliku dokumentatsiooni otsimisega. Kui paus on pikenenud, on inimesel täielik õigus suhtlust katkestada.
• Telefoni-, päris- või virtuaalsuhtluse hetkedel tuleb olla äärmiselt viisakas. Kõrgendatud tooniga karjumist ja rääkimist peetakse eetika rikkumiseks.
• Öelge vestluskaaslasega õigesti hüvasti, kuna vestluse oskuslik lõpuleviimine pole vähem oluline kui dialoogi põhiosa. Võite lasta helistajal esmalt kõne katkestada. Seega lõpetate vestluse sõbralikul lainel.

Edukaks telefonisuhtluseks peab loomulikult olema hea diktsioon. Selleks, et muuta oma kõne väljendusrikas ja hääl meeldivaks, kasutage järgmise video õppetunde.