Ärisuhtluse kultuur

Ärisuhtlusoskused on vajalikud edukaks karjääriks igal alal: edu ettevõttesuhtluses sõltub suuresti igapäevasest suhtlemisoskusest, kuid erialal on oma spetsiifika. Ärisuhtluskultuur on kolleegide, ülemuste, alluvate ja partneritega suhtlemise viisid, samuti teatud reeglid. Väga oluline on üles ehitada suhtlust olenevalt olukorrast, eesmärkidest ja eesmärkidest, samuti suuta kiiresti kohaneda muutuvate olukordadega.

Suhtluskultuur on laiem mõiste kui kõneaktide kogum. See koosneb paljudest komponentidest. Ärisuhtluskultuuris on välimusel suur tähtsus: see peab vastama sinu tegevusvaldkonnale ja konkreetsele olukorrale.

Tavaliselt on klientidega töötamiseks vormiriietus, kontoris töötamiseks ülikond, loominguliste elukutsete esindajad riietuvad teatud viisil ning juhtivatel kohtadel olevad inimesed peavad oma staatust rõhutama riiete ja aksessuaaridega. Võib tunduda, et välimus pole ärisuhtlusega otseselt seotud. Küll aga määrab vestluskaaslase suhtumise sinusse esmamulje, mille jätad. Kui see mulje on negatiivne, tuleb dialoogiprotsessis palju vaeva näha, et taastuda.

Mitteverbaalne keel on suhtluses sama oluline. Teie poosid, žestid ja käitumine on psühholoogiliselt väga olulised. Püüdke hoida oma näoilmeid tagasihoidlikuna. Žestikuleerimine on väga oluline, kuid see peaks olema mõõdukas, mitte liiga intensiivne.

Kui teil on tuju partneri dialoogiks, on parem valida avatud poos. Võite proovida vestluskaaslase kehahoiakuga märkamatult kohaneda. Et mitte tajuda agressiivsust, peaks silmside kestma vaid mõne sekundi. Istuge läbirääkimiste laua taha mitte otse vestluskaaslase vastas, vaid veidi kõrvale.

See, mida sa ütled, on sama oluline kui see, kuidas sa seda ütled. Väga oluline on omada usaldusväärset infot, osata opereerida faktidega ja kompetentselt üles ehitada arutelu sisu.

Oluline on valida konkreetse olukorra jaoks sõnad, intonatsioon, poosid ja žestid, sest erinevatel juhtudel on sobiv käitumine erinev. Ärisuhtluse kultuuri võib olenevalt olukorrast ja taotletavatest eesmärkidest jagada mitmeks tüübiks:

• Mentori tüüp tähendab arendamist. See valik on tüüpiline praktikantide koolitamise protsessi, haridus- ja teadusürituse jaoks, alluvatele individuaalsete tööhetkede selgitamiseks, aga ka meeskonnatööks kolleegidega, kui olete spetsialist valdkonnas, millest nad vähem aru saavad.Väga sageli on selline suhtlus üles ehitatud monoloogi vormis, kuid tänapäevases ärisuhtluses peetakse dialoogi eelistatavamaks: proovige isegi õppeprotsessis kaasata vestluskaaslased arutellu ja kuulata nende seisukohti.
• Motiveeriv tüüp eesmärk on huvitada inimest projekti vastu, veenda teda selle või teise töö otstarbekuses, aidata töötajatel endasse uskuda ja tunda end kindlamalt mõnes uues või lihtsalt keerulises äris. Edu saavutamiseks proovige vältida levinud fraase ja klišeesid. Kõige parem on näidata isiklikku eeskuju, rääkida oma lugu ja selgitada oma sõnadega, mis sind konkreetse projekti juures täpselt köidab.
• vastanduv tüüp kommunikatiivne kultuur provotseerib vestluspartnerit teile vastuväiteid esitama, teie seisukohaga eriarvamusele jääma. See tüüp hõlmab mitmeid tehnikaid, mida kasutatakse huvide konflikti korral. Enamasti on vastasseisu olukord tüüpiline läbirääkimisteks, aga ka tähelepanu suurendamiseks passiivse, inertse publikuga töötamisel.
• Teabe tüüp kõige neutraalsem - selle raames saate lihtsalt kuulajale seda või teist teavet edastada. Püüdke vältida teabetüübi segamist teistega. Kui eesmärk on vestluskaaslast teavitada, siis ärge püüdke teda õpetada, oma entusiasmiga nakatada ega konflikti astuda. Samal ajal on vajalik, et esitlus oleks arusaadav - selleks proovige vestluskaaslasega kohaneda ja selgitage kõike, kasutades talle arusaadavaid näiteid.

Enamik professionaalse tegevusega seotud olulisi küsimusi lahendatakse tavaliselt isikliku suhtluse käigus.Seltskondlike ja avatud inimeste jaoks, kes teavad, kuidas mis tahes teavet õigesti esitada (žestide, näoilmete ja intonatsiooni kaudu), on see pigem pluss kui miinus. Isiklikus ärisuhtluses ei mängi arutelu sisu võtmerolli, peamine on kontakti loomine ja oma seisukoha korrektne väljaütlemine.

Isiklik suhtlus võib koosneda üsna pikkadest monoloogidest või, vastupidi, enam-vähem lühikestest fraasidest. Mõlemal juhul on väga oluline mitte lihtsalt esitada teavet nii, nagu kirjutaksite kokkuvõtet, vaid edastada see konkreetsele vestluskaaslasele, kohandades seda temaga. Enne läbirääkimist kirjutage üles peamised punktid, mida soovite arutada, kuid mitte kunagi ei jäta kõnet pähe - on vaja muuta jutustuse olemust, järjestust, näiteid (olenevalt kuulajate reaktsioonist).

Samamoodi tuleb töötada intonatsiooni ja žestidega. Kui kaotate vestluskaaslase tähelepanu, muutke kõne emotsionaalsemaks. Kui tunnete oma partneriga soovimatut vastasseisu, proovige kopeerida selle inimese asendeid ja žeste. Väga oluline on mitte käituda liiga vaoshoitud, vastasel juhul muutub teabe esitamine igavaks ja näete end ebakindla inimesena.

Isikliku vestluse käigus on sageli vaja spontaanselt langetada raskeid otsuseid. Kui läbirääkimisprotsess ei puuduta neid teemasid, mida ootasite, on väga oluline jääda rahulikuks. Püüdke mitte reageerida probleemidele liigse erutusega, vastake alati rahulikult. Kui te ei suuda kohe otsustada, millist otsust teha, võite alati rahulikus keskkonnas mõelda ja kaaluda kõiki plusse ja miinuseid.

Paljud probleemid lahendatakse nüüd telefoni teel. Tavaliselt on tegemist väiksemate täpsustustega mõne info või korraldusliku küsimuse osas: näiteks telefonikõne tegemisel täpsustavad kolleegid sageli nimesid ja täpseid numbreid, lepivad kokku kohtumisi, annavad või võtavad vastu ülesandeid. Pikad telefonivestlused toimuvad enamasti vaid juhtudel, kui puudub võimalus isiklikult kohtuda. Samas kasutatakse terviklikumaks suhtluseks üha enam videokõnesid, millel on oma spetsiifika.

Tööhetki hõlmava eduka telefonivestluse jaoks peate arvestama järgmiste nüanssidega:

• Kui helistate kellelegi, on oluline küsida, kas inimesel on praegu mugav rääkida. Pärast tööaega helistamist enamikus ettevõtetes etikett ei aktsepteeri (kui ei olnud eraldi kokkulepet).
• Pidage meeles, et suhtlus võib olla häiritud – või kõrvaline müra võib segada vestlust. Telefoniga rääkides on oluline rääkida võimalikult selgelt ja mitte liiga kiiresti.
• Ehitage oma kõne üles nii, et see oleks võimalikult konkreetne ja seda tajutaks täpselt nii, nagu te kavatsesite. Isikliku suhtluse protsessis mängivad näoilmed ja žestid väga suurt rolli – see võimaldab paremini mõista vestluspartneri vihjeid, alahinnanguid ja varjatud motiive. Telefoniga rääkides jääd sellest võimalusest ilma.
• Proovige vajalikke probleeme telefonis võimalikult lühidalt arutada. Keerulisteks läbirääkimisteks või vastuolulisteks aruteludeks sobib telefonivestlus harva, mistõttu on oluline välja tuua vaid kõige olulisem. Üksikasjad on kõige parem arutada isiklikult või video kaudu.

Kaasaegses ettevõttekultuuris hakatakse videokõnesid kasutama üha sagedamini.Esiteks aitavad need hoida kontakti partneritega erinevatest riikidest ja pidada läbirääkimisi võimalikult tõhusalt. Teiseks töötavad paljud inimesed nüüd kaugjuhtimisega kodus ja videokõned muudavad probleemide lahendamise lihtsaks.

Kui kavatsete selliseid ärivestlusi pidada, on oluline pöörata tähelepanu järgmisele:

• Teie välimus muudab palju. Isegi kui olete kodus, proovige riietuda asjalikult.
• Leidke oma kodus koht, kus taust on enam-vähem neutraalne. Kui taustaks on köök, töötav televiisor või mängivad lapsed, võib see segada äriliste probleemide lahendamist.
• Paljud inimesed kasutavad nüüd kõrvaklappe, kuid tasub meeles pidada, et need võimaldavad teil teist inimest paremini kuulda, kuid need ei garanteeri, et teine ​​inimene kuuleb teid hästi, kui räägite läbi müra. Kui tegelete ettevõtte probleemidega kodus, paluge oma perel vait olla või istuge lihtsalt privaatses ruumis.
• Kaamera ees on eriti oluline kontrollida oma žeste ja näoilmeid. Pole harvad juhud, kui suhtlus läheb valesti, pilt laaditakse aeglaselt ja kõik halvad näoilmed tõstetakse esile.
• Kui arutad tõsiseid teemasid, mis nõuavad arhivaalide või dokumentatsiooni silme ees, valmista see kõik ette (enne kõnet) ja saada vajalikud materjalid vestluskaaslasele.

Paljud probleemid organisatsioonides lahendatakse nüüd kirjavahetuse teel. Sellise ärisuhtluse üks eeliseid on teabe struktuur. Kui reaalajas suhtluse käigus ei saa te tähelepanu pöörata teatud punktidele, mis on vestluskaaslase jaoks olulised (või lihtsalt unustate vajaliku teabe), on salvestatud kujul võimalik kõiki nüansse arvestada.

Kui suhtled palju kolleegide ja kirjasõpradega, on väga oluline osata õigesti kirjutada. Tekstiredaktorid ei paranda alati grammatilisi vigu, seega ei tasu neile täielikult lootma jääda – kui te pole sõna õigekirjas kindel, kontrollige end sõnastikust. Olge telefonist ja tahvelarvutist tekstisõnumite saatmisel ettevaatlik - automaatse sisestusfunktsiooniga saab teie sõnu asendada teistega ja sõnum muutub lihtsalt mõttetuks.

Ärikirjavahetust peavad paljud lihtsamaks ülesandeks kui elavaid läbirääkimisi – tõepoolest, alati on aega sõnumi üle järele mõelda ning tõelise dialoogi käigus tuleb spontaanselt vastata. Negatiivne külg on aga see, et te ei saa vestluskaaslaselt spontaanset reaktsiooni ja see on oluline psühholoogiline aspekt.

Loe lähemalt ärisuhtluskultuuri kohta, vt allpool.