Ärikirjavahetuse etikett ja eetika

Praegune ärireaalsus on see, et ainult 15% keskmise suurusega ja suurettevõtjatest, kes soovivad oma positsiooni turul tugevdada, saavutavad oma eesmärgi. Just sel põhjusel suureneb ärietiketi asjakohasus mitu korda, kuna selle normide mittejärgimine mitmel muul põhjusel põhjustab sageli kasulike ärisuhete katkemist.

Laias tõlgenduses on eetika üldiste hoiakute kogum, mis on suunatud sotsiaalsete suhete reguleerimisele. Sellest lähtuvalt tegeleb ärieetika küsimustega, mis on seotud ärivaldkonnas aktsepteeritud suhtluskorra ja stiiliga.

Ärisuhete eetiliste aspektide täpsustamine on ärietikett, sealhulgas näiteks läbirääkimiste pidamise kord, ettevõtte käitumisreeglid, äritraditsioonid ja -rituaalid, alluvuselemendid, suhtlemis- ja kirjutamiskombed ja -stiilid, aga ka korrektsuse küsimused. suhtlemine partnerite ja ärikaaslastega.

Eetika ja etiketi kui selle lahutamatu osa olulisus seisneb selles, et pikaajalise praktika tulemusena tekkinud regulatiivne raamistik lihtsustab oluliselt suhtlust, luues ärisfääris arusaadava ja üldiselt kättesaadava konteksti, mis võimaldab õigesti saavutada eesmärke ja säästa oluliselt aega.

Teisisõnu räägime spetsiaalsest äriprobleemide lahendamise algoritmist, mis võimaldab ratsionaalselt ja konfliktivabalt püstitada ja edukalt saavutada soovitud ärieesmärke. Selle algoritmi meisterlikkuse tase võimaldab teha otseseid järeldusi äripartneri või vastase professionaalsuse taseme kohta ärivaidluses.

Sellega seoses on oluline järgida järgmisi põhilisi üldpõhimõtteid:

• täpsus kõikjal ja kõiges;
• infoturbe järgimine;
• kõla altruism;
• ettevõtluskeskkonnale vastav soodne kuvand;
• Korrektne suuline ja kirjalik keel;
• ärilise kõnekultuuri reeglite järgimine.

Ärikirjavahetuse tüübid on mitmekesised ja teatud konventsionaalsusega võib need jagada kahte põhitüüpi:

• riikidevaheline - riiklike organisatsioonide, välisesinduste ja ametnike vahel (erinevad noodid, memorandumid ja muud vormid) - diplomaatiliste suhete elemendid;
• reklaam - asutuste ja organisatsioonide vaheliste ärisuhete valdkonnas kasutatavad poolametliku staatuse kirjad.

Teenuskirja kirjutamise stiilil on vaatamata keelelistele ja mõningatele traditsioonilistele erinevustele teatud ühine alus ja väljakujunenud praktika poolt välja töötatud juhiste rühm.Näiteks mitmed protokollile orienteeritud nõuded, mis on määratud saatja ja adressaadi positsioonide järgi, põhinevad esialgsel vastastikuse lugupidamise ja korrektsuse hoiakutel. Seetõttu peab see olenemata dokumendi tüübist struktuuriliselt sisaldama järgmisi elemente:

• kaebus (adressaadi ametlik staatus);
• kompliment (kirja viisakas lõpp);
• allkiri;
• kuupäev (teate kirjutamise päev, kuu, aasta ja koht);
• saatja aadress (perekonnanimi, ametlik staatus, aadress pannakse kirja 1. lehe üla- või alaossa).

Lisaks on kirjadega otseselt seotud mitmeid eeskirju:

• ärikirjad kirjutatakse blankettidele või paberilehtedele ainult nende esiküljele;
• lehekülgede nummerdamine on araabia numbritega;
• sõnumid täidetakse trükitud tekstina;
• dokumendi sisus ei ole kustutamine ja parandused lubatud;
• dokumendi sees on volditud tekst;
• kirjale vastamise ooteaeg ei ületa kümmet päeva.

Ärisõnum peaks olema selgelt suunatud sihtmärgile ja sisaldama ühte küsimust ning kogu teksti tähendus peaks olema täielikult allutatud selle sisule, olgu see siis tehingupakkumine, kommertstaotlus või lihtsalt ajakohane teave.

Ärisõnumite klassifikatsioon on mitmekesine ja sõltub nende funktsionaalsest sihtorientatsioonist. Näiteks tähed on järgmised:

• teavitamine;
• meenutav;
• kutsed;
• teabe ülevaated;
• tellimused;
• kaasaskäiv;
• muud tüübid.

Kommertskirjavahetuses on kõige tüüpilisemad:

• taotlused;
• ettepanekud;
• tellimused;
• nõuded;
• garantiikirjad.

Ühe ärisuhtluse vormina jagunevad kirjad definitsiooni ranges tähenduses 2 tüüpi - ärilised ja era-ametlikud.

Organisatsioonide ja asutuste vahel kulgev kirjavahetus liigitatakse äriliseks. Era-ametlik kiri on teade, mille saadab asutusele eraisik või, vastupidi, asutus eraisikule.

Ärikirjavahetuse pidamiseks on mitmeid reegleid.

• Kiri peaks stimuleerima adressaadis ärihuvi tekkimist, selgelt ja veenvate tõendite alusel näitama partnerluse eeliseid ja partnerluste katkestamise ebaotstarbekust. Tekst peaks olema motiveeriv, koostööks motiveeriv.
• Ülemääraste isiklike emotsioonide väljendamine ärikirjas ei ole parim viis oma väite tõestamiseks ja probleemi lahendamiseks.
• Vältimaks kirja teksti ülekoormamist ja ummistumist, tuleks vältida kujundlikke võrdlusi, metafoore, allegooriaid ja hüperbooli.
• Teema selgeks ja kokkuvõtlikuks esitlemiseks on parem kasutada lihtsaid lauseid, vältides üksikasju ja liigset detaili. Sõnumi põhiideed peaksid toetama eranditult asjakohased argumendid, mis tavaliselt paigutatakse kirja lisadesse (skeemid, graafikud, digitaalsed andmed).
• Tekst tuleks jagada lõikudeks, millest igaüks, esindades iseseisvat mõtet, algab uuelt realt.

• Ärilises kirjalikus sõnumis ei tohiks kasutada kirjeldavaid omadussõnu, tarbetuid selgitusi ja üksikasju.Kirjutamise lõpus on soovitatav dokument üle kontrollida ja kõrvaldada fraasid, mis ei kanna asjakohast semantilist sisu.
• Kirjaoskus on teksti põhielement. Õigekirja- ja muude vigade esinemine sõnumis on vastuvõetamatu.
• Meili teemarida on kohustuslik. Teemat dokumentides tuleks kajastada lühidalt ja ülevaatlikult, see säästab aega lugemisel ja iseloomustab positiivselt saatjat. Kui kiri on saadetud e-postiga ja sisaldab eriti olulist teavet, tuleks see varustada spetsiaalse "lipuga", mis on elektroonilises teenuses saadaval.
• Teksti hea loetavuse tagavad Arial või Times New Roman keskmise suurusega fondid. Vajadusel on lubatud võtmeideed esile tõsta kaldkirjas või paksus kirjas.

• Tekstis on kasulik kasutada alapealkirju (3-4), mis võimaldavad esitatavast tekstist lihtsamini aru saada.
• Loendeid, loendeid ja loendeid on kõige parem koostada spetsiaalsete markerite abil.
• Ettevõtte mall (skeem) on ärisuhtluse tõhususe ja objektiivsuse suurepärane näitaja. See on eriti asjakohane korporatiivses aspektis, kuna võimaldab teil soodsas valguses silma paista ja säilitada nõutava ametlikkuse.

Ärisõnumi struktuur on tüüpiline. Traditsiooniliselt sisaldab see:

• sissejuhatus;
• põhiosa;
• järeldus.

Sissejuhatuses võetakse kokku kirja eesmärk. Põhiosas kirjeldatakse probleemi olemust. Kokkuvõtteks on soovitav põhiosa sisu kokku võtta näiteks järelduste vormis. "Järelkirjad" ja mitmesugused joonealused märkused on ebasoovitavad.

Kokkuvõtteks võib öelda, et vormimanipulatsiooni meenutavad fraasid on sobimatud, näiteks: “Loodan vastastikku kasulikku partnerlust” jne. Parem on ärikirjas hüvasti jätta lihtsate fraasidega - "Austusega", "Parimate soovidega" ja nii edasi.

Sõnumi allosas on märgitud: täisnimi, ametlik staatus, ettevõtte nimi, allkirjastatud. Samuti on märgitud kontaktnumbrid.

Tabelid ja graafikud on lisatud eraldi failina (paketina), mille märge kirja lõpus. Kui manuseid on rühm, siis antakse nende kirjeldus koos nimetustega.

Lühendit ja erilühendeid saab kasutada ainult siis, kui olete kindel, et adressaat saab neist kindlasti aru.

Tekstile suurema loogilise ranguse ja ärisõnavara järjepidevuse andmiseks kasutatakse sideainena järgmisi kõnepöördeid:

• sel põhjusel;
• eeltoodu põhjal;
• selle pärast;
• andmete järgi;
• Selle põhjal;
• Arvestades;
• ja teised.

Virtuaalses ruumis on äriline suhtlus, mis kujutab suhtlust miniatuurselt, spetsiifiline ega eelda vähemasti asjakohaste etiketinormide järgimist. Pädev töö kirjaga hõlmab vastavalt tavale järgmiste kommentaaride rakendamist mahu, keelenormide, struktuuri ja vormingu kohta.

• Teema valem peab absoluutselt täpselt vastama tekstis välja toodud teemale. See võimaldab teil kiiresti lugeja õigele äriviisile seada.
• E-postiga saadetud dokumendi optimaalne maht mahub "ühele ekraanile", maksimaalse tekstimahuga - üks leht A4 formaadis.
• Manuste optimaalne suurus ei ületa 3 MB.
• Failide saatmine on soovitatav "pakkida" standardsetesse Zip- või Rar-kodeeringuarhiividesse. Teised blokeeritakse sageli ülekande ajal.
• Hüperlingid peaksid olema standardsed (sinine, alla joonitud).
• Vastus adressaadile tuleks asetada kirja ülaossa, kirja algusesse, mitte alla. See säästab kirjasõpra eelmise teksti tarbetust ja sunnitud kerimisest.

• Kasutada tuleb seda kirjakeelt, mis on partnerile kõige arusaadavam. Professionaalsuste, ettevõttesisese sõnavara, slängiväljendite ja -lühendite (eriti väliskirjavahetuses) kasutamise otstarbekuse küsimus otsustatakse eraldi, sõltuvalt kirjavahetuse partnerite kontekstist ja omadustest.
• Oluline on partnerit tema sõnumi saamisest teavitada - see on hea maitse märk ja osa ärietiketist, mis näitab tema vastu austust.
• Peaksite vastama nii kiiresti kui võimalik. Kui mingil põhjusel ei ole võimalik kiiresti vastata, siis tuleks partnerit tema kirja kättesaamisest teavitada ja märkida vastamise aeg. Eetiline ja mugav ajavahemik enne vastuse andmist on 48 tundi pärast sõnumi saamist. Pärast seda aega eeldab inimene tavaliselt, et sõnum on kadunud või ignoreeritud. Liigne paus kirjavahetuses on sageli seotud partneri kaotamise riskiga ja seda tõlgendatakse äritegevuses eetiliste standardite rikkumisena.
• Sõnumi lõppu tuleks panna kontaktandmed, mis on märgitud eranditult kõikides kirjades, olenemata postitamise järjekorrast.
• Ülekandmisel on oluline pöörata erilist tähelepanu konfidentsiaalsusküsimustele.

Lisateavet ärikirjavahetuse eetika kohta leiate järgmisest videost.