Kontorijuht: kes ta on ja millega ta tegeleb?

Kaasaegses ettevõtluses ei saa ükski kontor omav ettevõte hakkama ilma büroojuhi tööta. See ametikoht hõlmab organisatsiooni kontori töövoo haldamist ja juhtimist.

Sisuliselt on büroojuht see informatiivne ja suunav lüli, kus kõik ettevõtte tööhetked koonduvad ja otsustatakse. Ta teostab suhtlemist juhi ja alluvate vahel, teavitab tavatöötajaid juhi poolt allkirjastatud dokumentidest, suhtleb ettevõtte klientidega, kontrollib kirjavahetust, jälgib ettevõtte tegevust ja varustab büroo bürooruumiga, täidab direktori vahetuid juhiseid ning tema asetäitjad.

Büroojuht on töötaja, kes tagab kogu kontorile täisväärtusliku töövoo. Ametikirjeldus aitab teil paremini mõista töö olemust.

Töötavate elukutsete ja töötajate ametikohtade klassifikaatori järgi erinevad büroojuhi elukutse ja tema tööülesanded oluliselt sekretäri ametist. Büroojuht on ennekõike ettevõtte büroopindade korraldaja, juht ja administraator, kes on kokku rullitud. Sekretäri elukutse eeldab tema allumist konkreetsele isikule (direktor, asedirektorid, tippjuhid) ja ainult tema asjade ajamist.

Büroojuht kontrollib kogu kontori jooksvat tööd, peamiselt pabertöövoogu. Säilitab katkematult kontoriseadmete kasutamine, pakub ettevõtte töötajaid kirjatarbed, juhib õigeaegselt töötajate tähelepanu juhi poolt välja antud korraldustele, korraldustele ja teadaannetele kontorile, võtab vastu sissetulevaid telefonikõnesid, vajadusel peab direktori koosolekute ja väljasõitude kalendrit. Sel juhul nimetatakse vaba ametikohta "sekretärifunktsioonidega kontorijuhiks".

Kuna büroojuhi töö hõlmab organisatsioonilisi, informatiivseid ja administratiivseid toiminguid, siis tema töökohustuste hulka kuuluvad teatud funktsionaalsed ülesanded. See on täpselt büroojuhi töö ja olemus, kes peab:

• valmistada büroo töö ette uueks tööpäevaks: kontrollida telefonide, arvutite ja kontoritehnika tööd, kulumaterjalide (paber, täidetud printerikassetid) saadavust;
• teostada järelevalvet, jälgida bürooruumide puhtust, vastavus sanitaarstandarditele (täielik valgustus, ventilatsioon, temperatuuritingimused ruumides), kontrollige split-süsteemide toimimist;
• kontoritarvete õigeaegne ostmine ja anda need õigeaegselt kontoritöötajatele;
• tellida joogivesi pesuvahendid, tualettpaber, salvrätikud;
• kontrollige praegust töövoogu: koostama büroo täisväärtuslikuks tööks vajalikud dokumendid, aruanded, töömaterjalid, lahendama muid töömomente ja ülesandeid;
• igapäevaselt jälgida juhi ja kulleri tööd;
• vastavalt juhi juhistele, büroojuht vastutab vastutuse jaotamise eest töötajate vahel, seab neile ülesandeid, juhib nende tähelepanu vajalikku tööteavet, määrab vastutuse taseme, analüüsib saadud tulemuse efektiivsust;
• arvutada ja koostada igakuiste finantskulude kalkulatsioon büroo ülalpidamiseks, selle täitmise kontrollimiseks;
• pidama tööaja tabelit, iga töötaja töötatud päevade ja tundide arv kalendrikuus, esitama õigeaegselt tööajalehe raamatupidamisele palgaarvestuseks;
• kontrollida töödistsipliini järgimist: hilinemise, ennetähtaegse töölt lahkumise, töötajate puudumise kohta, teavitama ettevõtte juhtkonda, pidama arvestust rikkumiste ja riietumisstiili mittejärgimise kohta;
• koosolekuid korraldada, registreerida ja aidata külastajaid nende probleemide lahendamisel.

Büroojuhi põhipädevusteks on läbirääkimiste, koosolekute, nõupidamiste ettevalmistamine ja läbiviimine:

• ta peab ette valmistama kõik vajalikud materjalid, tagama kõikide huviliste osalemise üritustel, protokollima koosolekut;
• suhelda ettevõtte klientide ja partneritega, levitada materjale;
• tegelema sissetuleva ja väljamineva kontorikirjavahetusega, registreerige see, saatke see;
• abistada ja toetada töötajaid konflikti- ja vaidlusolukordade lahendamisel;
• bürootööd koordineerida tööpäeva lõpus kontrollige kontoritehnika, valgustuse, split-süsteemide, kliimaseadmete vooluvõrgust lahtiühendamist;
• mõnel juhul vastutab uute töötajate leidmise ja palkamise eest büroojuht (postitab vajalike vabade töökohtade kohta infot spetsiaalsetele saitidele, vaatab läbi CV, valib kandidaadid eelvaliku, viib läbi intervjuusid);
• teavitab potentsiaalseid kliente kirjalikult või telefoni teel kaupade ja teenuste maksumuselt vastavalt hinnakirjale;
• nõustab ettevõtte osakondade asukohta, nende funktsioonid;
• hoiab kliendibaasi ettevõtted;
• täidab objekti korrashoiu ülesandeid, kaupade ja teenuste kuulutuste paigutamine, suveniiride tellimine, trükkimine, infomaterjalide levitamine.

Büroojuhi ametikohale asumiseks peavad kandidaadil olema selle töö tegemiseks vajalikud võtmeoskused, samuti teatud isiku- ja ametiomadused.

Inimese isikuomadused on bioloogilised ja sotsiaalsed komponendid, mis moodustavad tema isiksuse. Bioloogilised komponendid inimene saab looduselt, oma vanematelt ja esivanematelt teatud geenikomplekti kujul. Sotsiaalne komponent - see on sotsiaalne keskkond, milles inimene kasvas ja üles kasvatati.

Mõlemad komponendid moodustavad iseloomu ja isiksuse, andes inimesele teatud omadused, nii head kui ka negatiivsed. Kogudes kokku kõik inimese isiksuseomadused, saate objektiivse usaldusväärse psühholoogilise portree.

Positiivsed isiksuseomadused hõlmavad selliseid tunnuseid nagu:

• ausus;
• sihikindlus eesmärgi saavutamisel;
• tähelepanelikkus;
• enesedistsipliin;
• vastutus ja organiseeritus;
• töökus, sihikindlus;
• sisemine aadel;
• objektiivsus;
• seltskondlikkus, viisakus, sõbralik suhtumine inimestesse;
• rahulikkus, sihikindlus, tähelepanelikkus, täpsus;
• konfliktide puudumine, oskus lahendada töötajate vahelisi vaidlusi, optimism ja positiivne kõiges;
• kiirus, intelligentsus, abivalmidus;
• aktiivsus, ambitsioon.

Iga sellise isiksuseomaduse taga on inimese psühholoogiline ja emotsionaalne kasvatus, tema pärilikkus, sotsiaalne keskkond, milles ta kasvas.

Negatiivsete isiksuseomaduste hulka kuuluvad:

• tähelepanematus, tähelepanematus;
• depressiivne ellusuhtumine, optimismi puudumine;
• suutmatus õigel ajal mõtteid koguda ja ülesandeid järjekindlalt lahendada;
• agressiivne iseloom;
• kalduvus lobiseda ja intrigeerida.

Inimese äriomadused on tema võime täita teatud tööülesandeid ja -funktsioone.

Äriliste omaduste järgi saab hinnata, kui tõhusalt suudab taotleja oma tööprotsessi korraldada, kui hästi ta täidab talle pandud tööülesandeid. Büroo edukaks juhtimiseks peavad taotlejal lisaks teadmistele ja oskustele olema teatud äriomadused, mille hulka kuuluvad:

• haridus, oskuste tase;
• töökogemus;
• kiire õppimine, kohanemine uute tingimustega;
• nõudlikkus enda ja teiste suhtes;
• Võimalus tegeleda mitme ülesandega ja tegeleda korraga mitme probleemiga;
• analüütiline mõtlemine, oskus mõelda paindlikult ja väljaspool kasti, teha õigeid järeldusi, üldistada;
• ärivaist;
• juhtimisoskused;
• valmisolek teha ületunde;
• oraatorioskused, diplomaatia ja veenmisoskus;
• ärilise suhtluse oskused.

Inimese ametialased omadused on kombinatsioon isiklikest ja ärilistest omadustest, millele lisanduvad kõik oskused, mis tal õnnestus kogu oma karjääri jooksul omandada. Oma kutsetegevuses peab büroojuht:

• omama teatud teadmisi valdkonna oskused ja võimed kontori juhtimine;
• professionaalselt rakendada oma teadmisi ja oskusi praktikas;
• oskama töötada dokumentidega teadma töövoo korraldamise põhimõtteid, arhiivi moodustamise reegleid;
• olla enesekindel arvutikasutaja ja muud kontoriseadmed;
• omama põhjalikke teadmisi paberimajanduse protsessist, töötama sissetulevate ja väljaminevate kirjadega, tundma selle registreerimise reegleid, viima õigeaegselt juhi otsused struktuuriüksustesse, jälgima ettevõtte töötajate koostatud dokumentide täitmise tähtaegu, saatma väljaminevat kirjavahetust posti või kulleriga;
• omama administratiivseid oskusi;
• oskama kiiresti tippida teadma teatud dokumentide (korraldused, juhendid, juhised, määrused) koostamise põhimõtteid ja reegleid;
• kiiresti hallata kasulikke teadmisi (avariiteenistuste, elektrikute, torumeeste, lõunasöögi kohaletoimetamise teenuste kontaktid);
• oskama võõrkeeli (mitte alati), kuigi mõnes ettevõttes on kandidaadi põhitingimuseks teatud võõrkeele oskus ja sel juhul peab büroojuht valdama vabalt võõrkeeles kõnet, lugemist ja kirjutamist;
• oskama õigesti rääkida ja kirjutada, väljendada oma mõtteid heas kirjakeeles;
• oma ärietiketi oskused.

Büroojuhi ametit ei õpetata üheski kõrgkoolis. Koolituse ja kutseõppe diplomi või tunnistuse saate eelarve- või erakoolituskeskustes, kolledžites.

Suurtes ettevõtetes tahetakse sellel ametikohal reeglina näha vaid kõrgharidusega spetsialisti, väikeettevõtted saavad sellele ametikohale palgata kesk- või keskeriharidusega töötaja.

Peamine asi, millele iga tööandja tähelepanu pöörab, on töökogemus antud ametikohal, arvutioskuse tase, kontoritehnika tundmine ja oskus sellega töötada, teadmised kontoritöö ja arhiveerimise põhitõdedest, Võõrkeelte oskus.

CV korrektseks kirjutamiseks ja ihaldatud ametikoha saamiseks vajate üksikasjalikult, kuid öelge ausalt kogu teave enda kohta: isiku-, ameti-, äriomadused, töökogemus sarnasel ametikohal, haridustase.

Eeldatava palga tase annab tööandjale teada, mida ta saab pakkuda ja mida kandidaat taotleb.

Ärge andke valeandmeid töökogemuse, hariduse kohta - seda kõike saab hõlpsasti kontrollida, sel juhul muutub taotleja vaba töökoht kättesaamatuks, temast lihtsalt keeldutakse.

Foto olemasolu on kandidaadi jaoks positiivne hetk, Tööandja peab teadma, kelle CV-d kaalutakse. Büroojuht on ettevõtte nägu ja tööandja ei ole ükskõikne, kes teda esindama hakkab.

Märkige kindlasti oma haridustase, sageli selle ametikoha tööandja võtab vastu majandus-, õigus-, psühholoogia- või filoloogilise kõrgharidusega spetsialist.

Selline teave on tööandjale kasulik.

CV koostamisel järgige selle struktuuri:

• isiklik informatsioon — nimi, vanus, kontaktid;
• isiklik - jaotist peetakse valikuliseks, kuid parem on see täita;
• põhioskused ja -oskused - märkige, millised kontoriprogrammid teile kuuluvad, loetlege kõik läbitud täiendkoolitused, seminarid, koolitused, muud täiendkoolitused;
• töökogemus - loetlege kronoloogilises järjekorras kõik oma praktikad, praktikakohad, lõpetatud projektid, vabatahtlike programmid, märkige ettevõtted, kus olete varem töötanud, haridus ja koolitus (kajastada kõiki läbitud haridusprogramme ja juhiseid);
• soovitusi - selles jaotises märkige inimeste nimed ja kontaktid, kes võivad teid uuele tööandjale soovitada, teie kohta positiivselt rääkida.

Kui büroojuhi ametikohale kandideerib töökogemuseta taotleja, siis oleks parem seda osa CV-s üldse mitte kajastada. Pole vaja näidata tööandjale teadmiste ja oskuste puudumist. Sel juhul on parem kirjeldada oma isiku- ja äriomadusi, millist põhi- ja lisaharidust omate (seminarid, koolitused).

Töökogemusena saab märkida tööstuspraktika, bakalaureuseõppe praktika, konkreetsete ürituste korraldamise oskused, olümpiaadidel, konverentsidel, konkurssidel ja erinevatel testidel osalemise. Kui teil on saavutusi ja kordaminekuid, mis on otseselt seotud teie tulevase tööga, lisage see teave kindlasti oma CV-sse.